AG in GmbH umwandeln: Ablauf, Kapital und Handelsregister

Bei der Umwandlung einer AG in eine GmbH bleibt derselbe Rechtsträger bestehen. Vermögen, Verträge und Schulden müssen deshalb nicht übertragen werden. Erforderlich sind jedoch Umwandlungsplan, neue Statuten, Bilanz, Bericht, Prüfung, Einsicht, qualifizierter öffentlich beurkundeter Beschluss und Handelsregistereintrag – soweit keine wirksamen KMU-Verzichte greifen.

Identitätswahrung statt Vermögensübergang

Die Gesellschaft erhält eine neue Rechtsform, ihre rechtliche Identität bleibt erhalten. Verträge, Arbeitsverhältnisse, Forderungen und Grundeigentum gehören weiterhin demselben Rechtsträger. Dennoch können Vertragsklauseln an Rechtsform, Kapital oder Gesellschafterstruktur anknüpfen. Banken, Bewilligungsbehörden und Vertragspartner sind deshalb auf Informations-, Zustimmungs- oder Kündigungsrechte zu prüfen.

Umwandlungsplan und GmbH-Statuten

Das oberste Leitungsorgan erstellt einen schriftlichen Umwandlungsplan mit Firma vor und nach der Umwandlung, neuer Rechtsform, neuen Statuten sowie Zahl und Ausgestaltung der Beteiligungen. Die GmbH-Statuten müssen Stammkapital, Stammanteile und Organisation abbilden. Nachschuss-, Nebenleistungs-, Konkurrenz- oder Zustimmungspflichten können nicht beiläufig eingeführt werden; persönliche Pflichten benötigen die gesetzlichen Zustimmungen.

Bilanz, Bericht und Prüfung

Grundlage ist ein Abschluss; bei mehr als sechs Monaten oder wesentlichen Veränderungen braucht es einen Zwischenabschluss. Der Umwandlungsbericht erläutert Zweck, Folgen, Beteiligungsrechte und Erfüllung der Gründungsvoraussetzungen der GmbH. Ein zugelassener Revisionsexperte prüft Plan, Bericht und Bilanz. KMU können auf Bericht oder Prüfung nur mit Zustimmung sämtlicher Gesellschafter verzichten.

30 Tage Einsicht oder einstimmiger KMU-Verzicht

Vor dem Beschluss besteht grundsätzlich ein 30-tägiges Einsichtsrecht in Plan, Bericht, Prüfungsbericht und Jahresrechnungen. Ein KMU-Verzicht muss von sämtlichen Aktionären getragen und dokumentiert sein. Er ersetzt weder den Umwandlungsplan noch neue Statuten, Beschluss und Handelsregisterbelege. Bei unterschiedlichen Aktienklassen oder umstrittener Bewertung kann die freiwillige Dokumentation trotz zulässigem Verzicht sinnvoll sein.

Mehrheit und persönliche Pflichten

Für die AG verlangt das FusG grundsätzlich mindestens zwei Drittel der vertretenen Stimmen und die absolute Mehrheit der vertretenen Aktiennennwerte. Werden den künftigen GmbH-Gesellschaftern Nachschuss- oder andere persönliche Leistungspflichten auferlegt, ist die Zustimmung sämtlicher betroffener Personen erforderlich. Die genaue Beschlussformel gehört vor der Versammlung mit Urkundsperson und Handelsregister abgestimmt.

Öffentliche Beurkundung und Eintragung

Die Generalversammlung genehmigt den Plan und die GmbH-Statuten in öffentlicher Urkunde. Plan, Bilanz, Prüfungs- oder Verzichtsunterlagen, Urkunde und Zielrechtsformbelege werden beim Handelsregister eingereicht. Erst mit Eintragung gilt die Gesellschaft als GmbH. Firma, Zeichnungsberechtigungen, Anteilstruktur und gegebenenfalls Revisionsstelle werden gleichzeitig aktualisiert.

Kapital und Steuern nicht als Auszahlung missverstehen

Die Umwandlung rechtfertigt keine automatische Rückzahlung des über CHF 20’000 liegenden bisherigen AG-Kapitals. Deckung, neue Stammanteile, Reserven und allfällige Kapitalmassnahmen müssen gesellschaftsrechtlich erklärt werden. Steuerlich ist zwar eine identitätswahrende Buchwertfortführung möglich, doch Beteiligungsrechte, Kapitaleinlagereserven, Emissionsabgabe und spätere Ausschüttungen verlangen einen eigenen Check.

Projektplan vor Vertrag und Beurkundung

Ein belastbarer Umstrukturierungsfahrplan beginnt mit dem Zielbild und einem vollständigen Inventar: beteiligte Rechtsträger, Beteiligungsquoten, Aktiven und Passiven, Grundstücke, Arbeitsverhältnisse, Bewilligungen, laufende Verträge, Sicherheiten und Verlustvorträge. Danach werden zivilrechtliches Instrument, Steuerkonzept, Bilanzstichtag, erforderliche Berichte und Prüfungen sowie die Zustimmungen von Organen, Anteilsinhabern, Banken und Behörden festgelegt.

Die Dokumente müssen denselben Transaktionsumfang und dieselben Werte abbilden. Vor der Beurkundung gehören deshalb Handelsregister-Vorprüfung, Steuerentscheid oder Ruling, Revisionsbestätigungen und ein Closing-Ablauf mit klaren Bedingungen zusammengeführt. Nach dem Registereintrag folgen Mitteilungen, Vertrags- und Registeraktualisierungen sowie die steuerliche Deklaration. Ein vermeintlicher Formvorteil ist wertlos, wenn Inventar, Bilanz oder Steuerbehandlung nicht zum gewählten FusG-Weg passen.

Häufige Fragen