Identitätsprüfung beim Notar: Ausweis und Vollmacht
Vor einer Beurkundung muss die Urkundsperson wissen, wer erklärt und ob diese Person handeln darf. Geprüft werden je nach Fall Identität, Handlungsfähigkeit und Vertretungsbefugnis. Ein Foto oder Führerausweis genügt nicht automatisch. Die akzeptierten Dokumente und deren Aktualität sollten direkt beim zuständigen Notariat bestätigt werden.
Was typischerweise geprüft wird
| Prüfung | Möglicher Nachweis |
|---|---|
| natürliche Person | gültiger Pass oder amtliche Identitätskarte |
| Personalien | Name, Geburtsdatum, Zivilstand, Wohnsitz und Staatsangehörigkeit |
| Handlungsfähigkeit | persönlicher Eindruck und bei Bedarf zusätzliche Nachweise |
| Vertretung | Vollmacht in der erforderlichen Form |
| juristische Person | aktueller Registerauszug, Funktion, Zeichnungsberechtigung |
| ausländische Urkunde | Original, Apostille/Legalisation und Übersetzung nach Vorgabe |
Welcher Ausweis akzeptiert wird
Die Zürcher Notariate nennen für Grundstückparteien einen amtlichen Ausweis wie Pass oder Identitätskarte. Einzelne Amtsstellen veröffentlichen präzisere Listen und schliessen beispielsweise Führerausweise oder bestimmte Ausländerausweise aus. Weil Praxis und Dokumentart variieren können, sollte ein ausländischer oder abgelaufener Ausweis nie ohne Vorabklärung zum Termin mitgebracht werden.
Vertretung braucht mehr als eine Ausweiskopie
Wer für eine andere Person handelt, muss seine eigene Identität und die Vertretungsmacht nachweisen. Das zugrunde liegende Geschäft bestimmt die Form der Vollmacht. Bei Grundstück- und Gesellschaftsgeschäften können Beglaubigung, Original, besondere Formulierungen oder eine Überbeglaubigung verlangt werden. Das Notariat sollte den Vollmachtstext vor Unterzeichnung freigeben.
Juristische Personen
Bei GmbH, AG, Stiftung oder Verein reicht der persönliche Ausweis der unterzeichnenden Person nicht. Geprüft werden auch Existenz der Organisation, Funktion und Zeichnungsberechtigung. Bei Kollektivunterschrift müssen die erforderlichen Personen mitwirken oder gültig bevollmächtigen. Änderungen, die noch nicht im Register stehen, benötigen zusätzliche Beschlüsse und Belege.
So verhinderst du eine Verschiebung
- Ausweisart, Gültigkeit und Schreibweise vorab vollständig melden.
- Abweichende Namen zwischen Pass, Zivilstand und Register erklären.
- Vollmacht als Entwurf prüfen lassen, erst danach formgerecht unterschreiben.
- Aktuellen Handelsregisterauszug und interne Beschlüsse bereitstellen.
- Ausländische Originale, Apostille und Übersetzung früh klären.
- Änderungen von Zivilstand, Adresse oder Vertretung sofort mitteilen.
Termin ohne Ausweisproblem vorbereiten
Finde die zuständige Urkundsperson und lass Ausweis, Vertretung und Originale vorab bestätigen.
Notariat finden →Häufige Fragen
Reicht der Führerausweis beim Notar?
Nicht zuverlässig. Viele Notariate verlangen Pass oder Identitätskarte; die konkrete Stelle sollte den akzeptierten Ausweis vorab bestätigen.
Kann ich nur eine Ausweiskopie senden?
Ein Scan kann der Vorbereitung dienen. Für den Termin wird regelmässig der gültige Originalausweis verlangt.
Was braucht ein Geschäftsführer zusätzlich?
Neben dem persönlichen Ausweis sind Registerstand, Funktion, Zeichnungsberechtigung und je nach Geschäft Gesellschafterbeschlüsse oder Vollmachten nachzuweisen.
Was tun bei unterschiedlicher Namensschreibweise?
Abweichungen vor dem Termin melden und mit amtlichen Zivilstands- oder Namensdokumenten belegen. Register und Urkunde müssen eindeutig dieselbe Person bezeichnen.