Kopie beglaubigen lassen: So bekommst du die beglaubigte Kopie
Kurze Antwort: Bei der Kopienbeglaubigung bestätigt eine Urkundsperson, dass eine Kopie mit dem vorgelegten Original übereinstimmt — nicht, dass das Original selbst echt ist. Du bringst das Original mit, jedes Notariat beglaubigt, oft sofort am Schalter. Abgerechnet wird meist pro Seite, mit einer Mindestgebühr um CHF 20.
Was beglaubigt wird — und was nicht
Die Urkundsperson vergleicht die Kopie mit dem Original und bestätigt die Übereinstimmung der beiden. Was sie ausdrücklich nicht bestätigt, ist die Echtheit des Originals selbst: «Eine durch ein Notariat oder ein Stadt- beziehungsweise Gemeindeammannamt erstellte beglaubigte Kopie bestätigt nur, dass diese Kopie mit dem vom Kunden oder von der Kundin als Original bezeichneten Dokument übereinstimmt», wie die Beglaubigungsseite des Kantons Zürich präzisiert — auch eine zusätzliche Überbeglaubigung durch die Staatskanzlei ändert daran nichts. Der Inhalt des Dokuments wird ebenfalls nicht geprüft, analog zur Unterschriftsbeglaubigung.
Typische Anlässe
Am häufigsten gefragt bei Bewerbungen im Ausland und Studienzulassungen: Die Schweizerische Konferenz der kantonalen Erziehungsdirektoren (EDK) verlangt im Anerkennungsverfahren für ausländische Diplome beglaubigte Kopien der Originaldokumente, ausgestellt durch Notariat oder Gemeinde-/Stadtverwaltung. Weitere typische Anlässe: Bewerbungsunterlagen für Behörden, Bankgeschäfte und Erbgänge, bei denen Zeugnisse, Pässe oder Urkunden im Original nicht aus der Hand gegeben werden sollen.
Ablauf
Du erscheinst mit dem Original beim Notariat — meist ohne Voranmeldung möglich. Die Urkundsperson fertigt die Kopie an oder prüft eine mitgebrachte Kopie gegen das Original, vermerkt die Übereinstimmung auf der Kopie und unterzeichnet. Ein Ausweis ist in der Regel nicht zwingend, da die Beglaubigung sich auf das Dokument bezieht, nicht auf deine Identität — manche Notariate verlangen ihn dennoch als Praxis.
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Zur Notarsuche →Was es kostet
Auch hier gibt es keinen Einheitstarif. Zürich verlangt eine Mindestgebühr von CHF 20 für die erste Seite und CHF 5 für jede weitere Seite desselben Dokuments (Notariatsgebühren- verordnung, NotGebV). Bern rechnet nicht nach Seiten, sondern nach Zeitaufwand ab: mindestens CHF 20, ohne feste Obergrenze (Art. 27 GebVN, BSG 169.81). Bei mehrseitigen Dokumenten oder mehreren Kopien gleichzeitig lohnt sich die Nachfrage nach der Gesamtsumme vorab.
Sonderfall Ausland: Apostille auf der Notarunterschrift
Verlangt eine ausländische Stelle die beglaubigte Kopie, reicht die Schweizer Beglaubigung oft nicht allein: Zusätzlich braucht es eine Apostille oder Legalisation auf der Unterschrift der Urkundsperson. Welche Stelle dafür zuständig ist, zeigt der Apostille-Navigator.
Sonderfall digitale Dokumente
Elektronische Kopienbeglaubigung ist in der Schweiz rechtlich möglich: Die Verordnung über die Erstellung elektronischer öffentlicher Urkunden und elektronischer Beglaubigungen (EÖBV, SR 211.435.1) regelt in Art. 11, wie eine Urkundsperson ein Papierdokument einliest und mit qualifizierter elektronischer Signatur bestätigt, dass die elektronische Kopie mit dem Papierdokument übereinstimmt. Der Kanton St. Gallen etwa hat elektronisch beglaubigte Kopien bereits 2020 eingeführt; sie haben dieselbe Rechtswirkung wie das Original. Urkundspersonen müssen sich dafür im Schweizerischen Register der Urkundspersonen (UPReg) registrieren und von der kantonalen Aufsicht freischalten lassen — nicht jedes Notariat bietet das aktuell an, eine Nachfrage vorab lohnt sich.
Häufige Fragen
Muss ich das Original mitbringen?
Ja, zwingend. Die Beglaubigung bestätigt genau, dass die Kopie mit dem vorgelegten Original übereinstimmt — ohne Original gibt es nichts zu vergleichen und keine Beglaubigung.
Gilt die beglaubigte Kopie automatisch auch im Ausland?
Nicht automatisch. Für viele Zielländer braucht es zusätzlich eine Apostille auf der Unterschrift der Urkundsperson oder eine Legalisation. Der Apostille-Navigator zeigt den nötigen Weg für dein Zielland.
Was kostet eine beglaubigte Kopie?
Kantonal unterschiedlich. Zürich verlangt eine Mindestgebühr von CHF 20 für die erste Seite und CHF 5 für jede weitere Seite desselben Dokuments. Bern rechnet nach Zeitaufwand ab, mindestens CHF 20 ohne feste Obergrenze.
Kann ich eine Kopie einer Kopie beglaubigen lassen?
Nein, grundsätzlich nicht direkt: Die Beglaubigung bezieht sich immer auf das vorgelegte Original. Für eine neue beglaubigte Kopie brauchst du deshalb wieder das Originaldokument, nicht eine bereits existierende Kopie davon.
Beglaubigt auch die Gemeinde oder die Schule?
In den meisten Kantonen können neben Notariaten auch Stadt- oder Gemeindeverwaltungen Kopien beglaubigen, mit Ausnahmen etwa in Waadt, Genf und Tessin, wo andere Stellen zuständig sind. Schulen selbst beglaubigen keine Kopien — sie verweisen an Notariat oder Gemeinde.