Virtuelle Generalversammlung und öffentliche Beurkundung

Eine Generalversammlung darf vollständig elektronisch und ohne Tagungsort stattfinden, wenn die Statuten dies vorsehen. Auch öffentlich zu beurkundende Beschlüsse sind bundesrechtlich virtuell möglich. Die digitale Plattform ersetzt jedoch weder die gesetzlichen Teilnahmerechte noch das kantonale Beurkundungsrecht. Erfolgsentscheidend sind Statutenbasis, Identifikation, Echtzeitkommunikation und ein belastbarer Notfallplan. Die technische Beweisbarkeit wird deshalb vor der Einladung getestet.

Ohne Statutenklausel keine rein virtuelle GV

Art. 701d OR erlaubt eine Generalversammlung ohne Tagungsort mit elektronischen Mitteln nur, wenn die Statuten diese Form vorsehen. Eine Videokonferenz aus Bequemlichkeit ersetzt die Grundlage nicht. Die Klausel wird selbst als Statutenänderung beschlossen, öffentlich beurkundet und eingetragen.

Hybride Versammlungen mit physischem Tagungsort und elektronischer Teilnahme sind davon zu unterscheiden. Für jede Form legt der Verwaltungsrat in der Einberufung Mittel, Zugang, Identifikation, Stimmabgabe und Support fest.

Unabhängige Stimmrechtsvertretung richtig regeln

Der Verwaltungsrat bezeichnet in der Einberufung grundsätzlich einen unabhängigen Stimmrechtsvertreter. Bei nicht börsenkotierten Gesellschaften können die Statuten den Verwaltungsrat ermächtigen, auf dessen Bezeichnung zu verzichten. Die Statuten sollten nicht einfach einen automatischen Verzicht für alle Fälle anordnen.

Die Aufnahme einer solchen Verzichtsmöglichkeit benötigt nach Art. 704 OR das qualifizierte Mehr. Vollmachten, Weisungen und Geheimhaltung sind vorab technisch so zu organisieren, dass die Vertretung bis zur Abstimmung funktioniert.

Vier technische Gewährleistungen sind zwingend

Der Verwaltungsrat muss sicherstellen, dass die Identität der Teilnehmenden feststeht, Voten unmittelbar übertragen werden, Anträge gestellt und Diskussionen geführt werden können sowie das Abstimmungsergebnis nicht verfälscht werden kann. Eine reine Streaming-Lösung ohne Interaktion genügt nicht.

Zugangstest, Zwei-Faktor-Authentisierung, Teilnehmerliste, Zeitstempel und getrennte Abstimmungsfunktion bilden ein sinnvolles Kontrollsystem. Aufzeichnungen sind datenschutzrechtlich zu planen; das gesetzliche Protokoll bleibt auch ohne Videoaufzeichnung möglich.

Öffentliche Beurkundung bleibt kantonal geprägt

Bundesrecht schliesst die öffentliche Beurkundung einer virtuellen GV nicht aus. Nach der EHRA-Praxis befinden sich Feststellung und Protokollierung am Ort der Urkundsperson. Ob und unter welchen Identifikations- und Wahrnehmungsvoraussetzungen die Beurkundung möglich ist, bestimmt zusätzlich das kantonale Beurkundungsrecht.

Die Urkundsperson sollte deshalb vor der Einladung feststehen. Plattform, Einwahl der Vorsitzenden, Sicht auf Abstimmungen, Original- oder elektronische Signaturen und allfällige Präsenzanforderungen werden mit ihr abgestimmt – nicht erst während der Versammlung.

Protokoll und Urkunde müssen Art. 702 erfüllen

Das GV-Protokoll hält Datum, Beginn und Ende, Form und Ort der Vorsitzführung, vertretene Aktien, Beschlüsse, Wahlergebnisse, Begehren und relevante technische Probleme fest. Vorsitz und Protokollführung unterzeichnen; eine qualifizierte elektronische Signatur kann nach den anwendbaren Regeln gleichgestellt sein.

Ersetzt die öffentliche Urkunde das separate Protokoll, muss sie zugleich die gesetzlichen Protokollangaben enthalten und von Vorsitz sowie Protokollführung unterzeichnet werden. Die Beurkundung macht unvollständige Teilnehmer- oder Stimmenzahlen nicht entbehrlich.

Technikstörung löst einen gesetzlichen Notfallplan aus

Verhindern technische Probleme die ordnungsgemässe Durchführung, muss die Generalversammlung wiederholt werden. Beschlüsse, welche vor dem Auftreten der Probleme gültig gefasst wurden, bleiben grundsätzlich wirksam. Der Abbruchzeitpunkt und die Ursache gehören ins Protokoll.

Die Einladung sollte Supportkanal, Eskalationsentscheid, Ersatztermin und Wiederaufnahmeverfahren beschreiben. Ein kurzer Verbindungsabbruch eines einzelnen Aktionärs ist anders zu beurteilen als der Ausfall des zentralen Systems; der Verwaltungsrat dokumentiert seine Entscheidung.

Handelsregister-Closing vorbereiten

Bei registerrelevanten Beschlüssen verlangt das Handelsregister einen geeigneten Nachweis. Statutarische Grundlage, formgültige Einladung, Vertretungsregel, öffentliche Urkunde oder Protokoll, angepasste Statuten und Anmeldung müssen zusammenpassen. Das Amt prüft die vorhandene virtuelle Grundlage mit voller Kognition.

Ein technischer Generalprobelauf mit Vorsitz, Notariat, Protokollführung und Plattformbetreiber ist besonders bei Kapital- oder Umstrukturierungsbeschlüssen sinnvoll. Er prüft nicht den politischen Ausgang, sondern Beweisbarkeit und Vollzugsfähigkeit.

Der Test umfasst auch Sonderfälle: verspätete Einwahl, Vollmachtswechsel, Gegenantrag, geheimer Wahlgang, Verbindungsabbruch und Einspruch gegen das Ergebnis. Ein Ereignisprotokoll zeichnet Systemzeit, Teilnehmerstatus und Abstimmungsfreigaben auf, ohne das Stimmgeheimnis unnötig offenzulegen. Notariat und Vorsitz legen vorab fest, welche Anzeige für ihre Feststellungen massgebend ist.

Am Versammlungstag führt eine technische Leitung, die nicht zugleich den Vorsitz wahrnimmt, das Störungsjournal. Sie verändert keine Stimmen und dokumentiert nur Zugang, Systemereignis und Wiederherstellung. Nach jedem Traktandum bestätigt der Vorsitz das Ergebnis hörbar; die Urkundsperson kann Rückfragen stellen. Teilnehmer erhalten einen Kanal, um Übertragungs- oder Abstimmungsfehler sofort zu melden. So wird ein Problem erkannt, bevor der nächste formbedürftige Beschluss darauf aufbaut. Das Abschlussprotokoll sichert relevante Systemnachweise manipulationsgeschützt.

Fünf Ebenen vor Beschluss und Handelsregister

Am Anfang steht das wirtschaftliche Ziel: neues Eigenkapital, flexible Finanzierung, Beteiligung ohne Stimmrecht, Sanierung, neue Governance oder bloss eine administrative Mutation. Erst daraus folgt das passende gesellschaftsrechtliche Instrument. Kapitalband, ordentliche oder bedingte Kapitalerhöhung, Sacheinlage, Forderungsverrechnung, Partizipationskapital und Aktiensplit sind keine austauschbaren Varianten. Sie unterscheiden sich bei Kompetenz, Bezugsrechten, Prüfung, Statuteninhalt, Steuerfolgen und zeitlichem Vollzug.

Danach müssen Zuständigkeit und Beschlussquorum feststehen. Die Generalversammlung entscheidet über Statutenänderungen und gesetzlich vorbehaltene Kapitalfragen; der Verwaltungsrat bereitet vor, vollzieht und darf nur innerhalb einer wirksamen Ermächtigung handeln. Wo das Gesetz eine öffentliche Urkunde verlangt, protokolliert die Urkundsperson den Beschluss oder die Feststellungen, trifft aber nicht anstelle des Organs den unternehmerischen Entscheid. Statuten, Protokoll, Zeichnungsrechte und allfälliger Aktionärbindungsvertrag müssen dasselbe Modell abbilden.

Auf der dritten und vierten Ebene folgen Kapitalnachweis und Registerdossier. Bankbestätigung, Sacheinlagevertrag, Verrechnungsnachweis, Kapitalerhöhungsbericht, Prüfungsbestätigung, Jahres- oder Zwischenabschluss und Annahmeerklärungen sind je nach Vorgang unterschiedlich. Gleichzeitig sind Emissionsabgabe, Kapitaleinlagereserven, Gewinn- und Verrechnungssteuer sowie kantonale Folgen separat zu prüfen. Eine handelsregisterfähige Urkunde ist noch keine steuerliche Zusicherung.

Schliesslich braucht jede Mutation einen Wirksamkeits- und Nacharbeitsplan. Zahlreiche Änderungen werden erst mit dem Handelsregistereintrag wirksam; andere vertragliche Schritte dürfen deshalb nicht auf ein früheres Datum gestellt werden. Nach dem Eintrag sind Aktien- oder Partizipantenbuch, Wertrechte, Bankvollmachten, Verträge, Website, Briefschaften, Steuer- und Bewilligungsstellen sowie wirtschaftlich Berechtigte konsistent nachzuführen. Ein Closing-Protokoll hält Belege, Anmeldedatum, Registerauszug und Verantwortlichkeiten fest.

Häufige Fragen