Kapitaleinlagereserven auszahlen: Gesellschaftsrecht und Steuern

Eine Reserveauszahlung muss zwei getrennte Tests bestehen: gesellschaftsrechtliche Ausschüttbarkeit und steuerliche Anerkennung als Reserve aus Kapitaleinlagen. Für die verrechnungssteuerliche Anerkennung als KER auf Stufe der Gesellschaft müssen die nach dem 31. Dezember 1996 geleisteten Einlagen gesondert ausgewiesen und der ESTV gemeldet werden. Die Einkommenssteuer beim Empfänger ist getrennt zu prüfen.

Gesetzliche Kapitalreserve und KER sind nicht identisch

Die gesetzliche Kapitalreserve ist ein Begriff des Obligationenrechts. Die steuerlich anerkannte KER folgt zusätzlich den Regeln von Verrechnungs- und Einkommenssteuer. Eine Buchung im Eigenkapital genügt nicht, wenn Herkunft, Zeitpunkt, Beteiligtenleistung, separater Ausweis oder ESTV-Meldung fehlen. Umgekehrt kann eine steuerlich bestätigte KER gesellschaftsrechtlich noch gebunden sein.

Gesellschaftsrechtliche Rückzahlungsgrenze

Bei normalen Gesellschaften müssen die gesetzlichen Kapital- und Gewinnreserven abzüglich allfälliger Verluste die Hälfte des eingetragenen Kapitals übersteigen; bei Holdinggesellschaften gilt die 20-Prozent-Schwelle. Die gesetzliche Gewinnreserve für eigene Aktien im Konzern und die Aufwertungsreserve dürfen für diese Schwellen nicht mitgezählt werden. Der geprüfte oder prüfbare Abschluss, weitere Bindungen und die Liquidität bilden die Beschlussgrundlage.

Welche Einlagen steuerlich zählen können

Grundsätzlich kommen nach dem 31. Dezember 1996 geleistete Einlagen, Aufgelder und Zuschüsse der direkten Beteiligungsinhaber infrage. Sie müssen in der Handelsbilanz auf einem gesonderten Konto ausgewiesen sein. Einlagen von Dritten, blosse Aufwertungen oder nicht dokumentierte Umbuchungen erfüllen die Voraussetzungen nicht automatisch. Fusionen und Umstrukturierungen erfordern eine lückenlose Fortführung der KER-Historie.

Meldung und Bestätigung durch die ESTV

Bestand und Veränderungen sind der ESTV mit den verlangten Formularen und Belegen zu melden. Formular 170 dient der Deklaration; Einlagen sind grundsätzlich innert 30 Tagen nach Genehmigung der Jahresrechnung und Rückzahlungen innert 30 Tagen nach Genehmigung beziehungsweise spätestens 30 Tage nach Auszahlung zu melden. Aktuelle Formulare und fallbezogene Fristen sind vor dem Beschluss zu kontrollieren.

Beschluss ohne öffentliche Urkunde

Bleiben Aktien- oder Stammkapital und Statuten unverändert, beschliesst die General- oder Gesellschafterversammlung die Reserveauszahlung grundsätzlich ohne öffentliche Beurkundung und ohne Handelsregistereintrag. Der Beschluss muss Reserveart, Betrag, Berechtigtenkreis, Fälligkeit und Steuerbehandlung klar nennen. Wird gleichzeitig Kapital herabgesetzt oder die Statuten geändert, entsteht ein separater Urkundenprozess.

Verrechnungssteuer und Empfängerstruktur

Eine korrekt anerkannte KER-Rückzahlung kann grundsätzlich wie Nennkapital behandelt werden. Ob und wie diese Behandlung greift, hängt unter anderem von Empfänger, Beteiligung, Börsenkotierung, Altreserven und Missbrauchsregeln ab. Ist die Qualifikation unsicher, kann eine falsche Auszahlung Verrechnungssteuer, Verzugszins und Haftungsrisiken auslösen. Vor Auszahlung ist deshalb die ESTV-Bestätigung mit dem Buchbestand abzustimmen.

KER-Dossier für den Ausschüttungstag

• separater KER-Ausweis in den Jahresrechnungen
• Herkunftsnachweise jeder Einlage
• frühere Formulare und ESTV-Bestätigungen
• Verlustverrechnung und gesetzliche Reservegrenze
• Beschlussantrag und Empfängerliste
• Verrechnungssteueranalyse
• Zahlungsbelege und fristgerechtes Formular 170
• Abstimmung der verbleibenden KER nach Auszahlung

Projektplan vor Vertrag und Beurkundung

Ein belastbarer Umstrukturierungsfahrplan beginnt mit dem Zielbild und einem vollständigen Inventar: beteiligte Rechtsträger, Beteiligungsquoten, Aktiven und Passiven, Grundstücke, Arbeitsverhältnisse, Bewilligungen, laufende Verträge, Sicherheiten und Verlustvorträge. Danach werden zivilrechtliches Instrument, Steuerkonzept, Bilanzstichtag, erforderliche Berichte und Prüfungen sowie die Zustimmungen von Organen, Anteilsinhabern, Banken und Behörden festgelegt.

Die Dokumente müssen denselben Transaktionsumfang und dieselben Werte abbilden. Vor der Beurkundung gehören deshalb Handelsregister-Vorprüfung, Steuerentscheid oder Ruling, Revisionsbestätigungen und ein Closing-Ablauf mit klaren Bedingungen zusammengeführt. Nach dem Registereintrag folgen Mitteilungen, Vertrags- und Registeraktualisierungen sowie die steuerliche Deklaration. Ein vermeintlicher Formvorteil ist wertlos, wenn Inventar, Bilanz oder Steuerbehandlung nicht zum gewählten FusG-Weg passen.

Häufige Fragen