Unterlagen für den Notartermin: Checkliste
Die endgültige Dokumentenliste erstellt das zuständige Notariat anhand des konkreten Falls. Eine gute Vorab-Checkliste beschleunigt aber Offerte und Entwurf. Grundsätzlich werden Identität, Zivilstand, Vertretung, Gegenstand und gewünschte Regelung dokumentiert. Originale, Aktualität und Übersetzungen sollten vor dem Termin bestätigt werden.
Basisunterlagen für fast jedes Geschäft
- gültiger Pass oder Identitätskarte aller persönlich Mitwirkenden
- vollständige Personalien, Adresse, Zivilstand, Staatsangehörigkeit und Kontakt
- kurze Beschreibung des gewünschten Geschäfts und Zeitplans
- bestehende Verträge, Entwürfe oder behördliche Korrespondenz
- Vollmachten und Vertretungsnachweise im vorab genehmigten Wortlaut
- Angaben zu Sprache, Dolmetscher und ausländischen Dokumenten
Zusatzliste nach Geschäft
| Geschäft | Typische Unterlagen |
|---|---|
| Hauskauf/-verkauf | Grundbuchauszug, Kaufkonditionen, Finanzierungs-/Schuldbriefangaben, Zivilstand, Übergabetermin, Inventar |
| GmbH/AG-Gründung | Firma, Sitz, Zweck, Statuten, Kapitalbestätigung, Organe, Zeichnung und Annahmeerklärungen |
| Statutenänderung | aktueller Registerauszug/Statuten, Beschlussentwurf, Traktanden, Vertretungen |
| Ehevertrag | Heirats-/Zivilstandsdaten, bestehende Verträge, Vermögens- und Schuldenübersicht, Unternehmensangaben |
| Erbvertrag/Testament | Familienübersicht, frühere Verfügungen, Vermögen, Schenkungen, Begünstigte und zwei Zeugen nach Vorgabe |
| Beglaubigung | Originaldokument, nicht voreilig unterschrieben, Empfängeranforderung und Zielland |
Original, Kopie oder Scan?
Scans sind für die Vorbereitung hilfreich, ersetzen aber nicht automatisch den Originalausweis, eine Originalvollmacht oder eine öffentliche Urkunde. Für eine Kopiebeglaubigung muss das Original vorgelegt werden. Bei elektronischen Originalen ist die prüfbare Datei wichtiger als ein Ausdruck. Frage für jedes wesentliche Dokument, in welcher Form es spätestens am Termin vorliegen muss.
Ausland und Fremdsprache
Bei ausländischen Register-, Zivilstands- oder Vollmachtsdokumenten können Apostille oder Legalisation, ein aktuelles Ausstellungsdatum und eine Übersetzung verlangt werden. Die Reihenfolge sollte das Notariat festlegen, bevor Kosten entstehen. Wer die Urkundssprache nicht ausreichend versteht, meldet dies bereits bei der Anfrage, damit Dolmetscher und Terminlänge geplant werden.
48-Stunden-Endkontrolle
- Namen, Geburtsdaten, Zivilstand und Firmenangaben im Entwurf prüfen.
- Beträge, Konten, Grundstücknummern und Termine abgleichen.
- Änderungen seit Übermittlung der Unterlagen melden.
- Originalausweise, Originalvollmachten und verlangte Belege bereitlegen.
- Anreise, Teilnehmende, Zeugen, Übersetzer und Zahlungsweise bestätigen.
- Unverstandene Klauseln vor dem Termin schriftlich markieren.
Warum das Notariat weitere Belege verlangen darf
Die Liste ist kein Anspruch auf Beurkundung mit Minimalunterlagen. Die Urkundsperson muss Identität, Befugnisse, Willen und gesetzliche Voraussetzungen prüfen. Bei komplexen Eigentums-, Familien- oder Gesellschaftsverhältnissen sind zusätzliche Nachweise sachgerecht. Je früher offene Punkte bekannt sind, desto geringer ist das Risiko einer teuren Terminverschiebung.
Persönliche Liste bestätigen lassen
Wähle dein Geschäft und sende die Eckdaten früh an eine zuständige Urkundsperson.
Notariat finden →Häufige Fragen
Was muss ich immer zum Notar mitbringen?
Regelmässig einen gültigen Originalausweis sowie die vom Notariat bezeichneten Originale und Vollmachten. Die genaue Liste hängt vom Geschäft ab.
Soll ich vor dem Termin schon unterschreiben?
Bei einer Unterschriftsbeglaubigung besser nur nach Anweisung. Die Unterschrift wird vor der Stelle geleistet oder dort als eigene anerkannt.
Wie aktuell müssen Registerauszüge sein?
Das bestimmt das Notariat oder Zielregister. Nutze aktuelle Auszüge und melde Änderungen, die noch nicht eingetragen sind.
Brauche ich für ausländische Unterlagen immer eine Apostille?
Nein. Zielland, Dokumentart, Staatsvertrag und Empfänger bestimmen den Herkunftsnachweis. Vor Bestellung oder Übersetzung abklären.