Elektronische Beglaubigung in der Schweiz: QES, PDF/A und Validator
Eine elektronische Beglaubigung ist nicht einfach ein eingescanntes Papier mit sichtbarem Stempel. Die Echtheit wird in der Originaldatei über qualifizierte elektronische Signaturen, Zulassungsbestätigung und technische Validierung nachgewiesen. Wer die Datei ausdruckt oder verändert, kann genau diese überprüfbaren Merkmale verlieren.
Vier Dokumentarten auseinanderhalten
| Dokument | Einordnung |
|---|---|
| Scan eines Papierdokuments | digitale Kopie ohne automatische Urkundenqualität |
| PDF mit einfacher Signaturabbildung | Bild einer Unterschrift, keine QES |
| qualifiziert elektronisch signiertes Dokument | Signatur kann der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt sein |
| elektronische öffentliche Ausfertigung/Beglaubigung | durch zuständige Urkundsperson nach EÖBV mit prüfbarer Zulassung |
So wird die Datei geprüft
- Original-PDF unverändert speichern.
- Nicht über «Drucken als PDF» neu erzeugen.
- Datei im Validator der Bundesverwaltung prüfen.
- Signatur, Zulassung der Urkundsperson und Unverändertheit kontrollieren.
- Prüfbericht für Akten speichern, ohne die Originaldatei zu ersetzen.
Ein PDF-Reader kann Hinweise anzeigen, seine grobe Bewertung hat aber nicht dieselbe Aussagekraft wie der offizielle Validator.
Was heute möglich ist
Kantone können Urkundspersonen bereits zu elektronischen Ausfertigungen und Beglaubigungen ermächtigen. Register und Behörden akzeptieren solche Dokumente nur in den gesetzlich vorgesehenen Formaten und Übermittlungswegen. Die praktische Verfügbarkeit ist deshalb kantonal und je nach Geschäft verschieden.
Warum der Ausdruck problematisch ist
Bei einer elektronischen Zivilstandsurkunde oder öffentlichen Ausfertigung liegen die Sicherheitsmerkmale in der Datei. Ein Papierausdruck kann nicht mehr auf dieselbe Weise validiert werden und ist daher nicht automatisch eine gleichwertige Papierurkunde. Benötigt der Empfänger Papier, muss eine zulässige Papierausfertigung oder Beglaubigung beschafft werden.
Sicher weitergeben und archivieren
Versende die Originaldatei nur über den vom Empfänger akzeptierten Kanal und behalte eine unveränderte Sicherung. Dateiname und sichtbares Signaturbild sind kein Echtheitsbeweis. Wird eine signierte PDF zusammengeführt, komprimiert oder nochmals gespeichert, kann die Validierung fehlschlagen. Für jede weitere Verwendung sollte deshalb dieselbe geprüfte Originaldatei verwendet werden.
Digitale Urkunde korrekt behandeln
Kläre Dateiformat, Signatur und akzeptierten Übermittlungsweg direkt mit Notariat oder Register.
Urkundsperson finden →Häufige Fragen
Ist ein Scan eine elektronische Beglaubigung?
Nein. Ein Scan bildet ein Dokument nur ab. Eine elektronische Beglaubigung enthält prüfbare elektronische Signaturen und die erforderliche Zulassungsbestätigung.
Wie prüfe ich eine elektronische Urkunde?
Mit dem Validator der Bundesverwaltung lässt sich unter anderem prüfen, ob Signatur und Zulassungsbestätigung gültig sind und die Datei verändert wurde.
Kann ich das PDF ausdrucken und einreichen?
Nicht ohne Abklärung. Beim Ausdruck gehen technische Sicherheitsmerkmale verloren; der Empfänger kann eine Papierausfertigung verlangen.
Gibt es das zentrale elektronische Urkundenregister schon?
Nein. Das BJ nennt derzeit eine voraussichtliche Inkraftsetzung des DNG und der Ausführungsbestimmungen im Jahr 2029.