Stiftungsrat: Aufgaben, Haftung und wirksame Governance

Der Stiftungsrat ist regelmässig das oberste Organ der Stiftung. Er muss Zweck, Vermögen, Organisation und Berichterstattung gesetzes- und urkundengemäss führen. Die häufig genannten drei bis sieben Mitglieder sind eine Empfehlung der ESA, keine allgemeine gesetzliche Mindestzahl. Entscheidend sind funktionsfähige Statuten, Schweizer Vertretung und nachweisbare Sorgfalt.

Zusammensetzung und Schweizer Vertretung

Das ZGB schreibt für klassische Stiftungen keine allgemeine feste Zahl von Stiftungsräten vor; die Urkunde bestimmt die Organisation. Die ESA empfiehlt drei bis sieben Personen, damit Fachkompetenz und Kontrolle zusammenkommen. Nach ihrer Praxis muss mindestens ein zeichnungsberechtigtes Stiftungsratsmitglied Wohnsitz in der Schweiz haben und die Stiftung wirksam vertreten können. Bei Kollektivunterschrift müssen die nötigen in der Schweiz wohnhaften Zeichnenden zusammen verfügbar sein.

Verantwortungsrahmen des Stiftungsrats

Anders als bei der Aktiengesellschaft enthält das Stiftungsrecht keinen einfach übertragbaren Katalog nach Art. 716a OR. Massgebend sind ZGB, Urkunde, Reglemente und der konkrete Delegationsentscheid. Operative Aufgaben können delegiert werden; die Pflicht, Organisation, Auswahl, Instruktion und Überwachung zweckgerecht auszugestalten, verschwindet dadurch nicht.

Interessenkonflikte sichtbar entscheiden

Geschäfte mit Stifter, Familie, verbundenen Unternehmen oder einzelnen Organmitgliedern benötigen eine klare Konfliktregel. Betroffene Personen legen den Konflikt offen, treten bei Beratung und Beschluss in den Ausstand und lassen Marktüblichkeit dokumentieren. Protokoll, Vergleichsofferten und unabhängige Bewertung schützen Stiftung und Organ. Eine statutarische Erlaubnis ersetzt nicht die Pflicht, ausschliesslich im Interesse des Stiftungszwecks zu handeln.

Delegation durch Organisationsreglement

Ein Reglement kann Geschäftsleitung, Zeichnung, Ausgabenlimiten, Anlagekompetenzen, Projektentscheide und Reporting regeln. Grundlage und Grenzen müssen mit der Stiftungsurkunde übereinstimmen. Der Stiftungsrat wählt sorgfältig, instruiert klar und überwacht regelmässig. Bei ausgelagerten Funktionen wie Vermögensverwaltung, Buchhaltung oder Förderadministration bleiben Auswahl, Vertragskontrolle und Interessenkonfliktprüfung beim Organ.

Eine belastbare Delegation nennt Aufgabe, Kompetenz, Budget, Zeichnungsrecht, Berichtsrhythmus und Eskalationsschwellen. Der Rat prüft Qualifikation und Unabhängigkeit der beauftragten Person vor der Wahl und danach periodisch. Protokolle sollten zeigen, welche Informationen vorlagen, welche Risiken diskutiert und welche Aufträge samt Frist erteilt wurden. Eine allgemeine Vollmacht ohne Kontroll- und Rückmeldesystem entlastet nicht.

Vergütung und Offenlegung

Eine Vergütung ist stiftungsrechtlich nicht generell verboten. Sie muss angemessen, statutenkonform und finanziell tragbar sein. Art. 84b ZGB verpflichtet das oberste Organ, der Aufsichtsbehörde jährlich die Gesamtvergütung von Stiftungsrat und allfälliger Geschäftsleitung gesondert bekanntzugeben. Bei steuerbefreiten Stiftungen ist zusätzlich die kantonale Steuerpraxis zu beachten; angemessene Vergütung führt nicht automatisch zum Verlust der Befreiung.

Haftung entsteht aus Pflichtverletzung

Organmitglieder können persönlich haften, wenn sie schuldhaft Pflichten verletzen und der Stiftung dadurch kausal ein Schaden entsteht. Typische Risiken sind zweckwidrige Zahlungen, unkontrollierte Interessengeschäfte, fehlende Liquiditätsreaktion, mangelhafte Delegation oder ignorierte Aufsichtsvorgaben. Ein wohlbegründeter Beschluss ist nicht allein deshalb pflichtwidrig, weil er sich wirtschaftlich als ungünstig erweist. Entscheidend sind Informationsbasis, Verfahren, Ausstand und dokumentierte Abwägung.

Ein Haftungsanspruch verlangt damit Pflichtverletzung, Schaden, Kausalzusammenhang und Verschulden; diese Elemente sind getrennt zu belegen. Der Schaden der Stiftung ist von einem eigenen Schaden eines Destinatärs oder Vertragspartners zu unterscheiden. Wer den Anspruch für die Stiftung verfolgt, hängt von Organlage, Aufsichtsverfahren, Liquidation und Prozessrecht ab. Ein konflikthaft besetzter Rat darf nicht einfach selbst über den Verzicht auf Ansprüche gegen seine Mitglieder entscheiden.

Governance-Jahrescheck

• Organbestand, Amtsdauern und Zeichnungsrechte aktuell?
• Kompetenz- und Interessenkonfliktregeln eingehalten?
• Strategie und Förderentscheide vom Zweck gedeckt?
• Anlage, Liquidität und Konzentrationsrisiken kontrolliert?
• Jahresrechnung, Tätigkeitsbericht und Revision termingerecht?
• Vergütungen beschlossen und offengelegt?
• Reglemente und Registermutationen nachgeführt?
• D&O-Versicherung, Datenschutz und Krisenplan angemessen?

Eine D&O-Versicherung ersetzt keine Governance. Deckungsausschlüsse, Selbstbehalt, versicherte Funktionen, Nachmeldefrist und Schutz bei Innenansprüchen sind vor einem Schadenfall zu lesen; vorsätzliches Verhalten und persönliche Vorteile sind regelmässig nicht versicherbar. Beschlussunterlagen, Ausstandserklärungen und Protokolle bleiben deshalb das zentrale Beweisdossier für die tatsächlich angewandte Sorgfalt.

Vorprüfung vor der Stiftungsurkunde

Eine belastbare Stiftungsgründung beginnt mit sechs abgestimmten Bausteinen: präziser Zweck, ausreichendes und verfügbares Anfangsvermögen, zweckmässige Organisation, unabhängige Kontrolle, richtige Aufsichtsbehörde und geklärte Steuerstellung. Der Entwurf von Urkunde und Reglement, ein Mehrjahresbudget, Vermögensnachweise, Annahmeerklärungen der Organe sowie ein Tätigkeitskonzept sollten deshalb vor der Beurkundung gemeinsam vorgeprüft werden.

Die öffentliche Urkunde errichtet die Stiftung unter Lebenden, ersetzt aber weder Handelsregistereintrag noch Aufsichtsübernahme oder Steuerbefreiungsverfügung. Nach der Verselbständigung gehört das gewidmete Vermögen der Stiftung; der Stifter kann nicht wie ein Aktionär frei darüber verfügen. Zweckänderungs- und Organisationsvorbehalte, Governance, Vergütung und Nachfolge im Stiftungsrat müssen daher vor der unwiderruflichen Vermögenswidmung bewusst gestaltet werden.

Vor der Freigabe sollten Urkunde, Reglement, Budget, Steuerantrag und Handelsregisterbelege in einer Konsistenzprüfung nebeneinanderliegen. Zweck, Destinatärkreis, geografischer Tätigkeitsbereich, Zeichnungsregel, Revisionslösung und Vermögensherkunft müssen in allen Dokumenten dasselbe Modell abbilden. Abweichungen führen sonst zu Rückfragen oder zu einer Stiftung, die zwar eingetragen ist, ihren geplanten Zweck aber finanziell, aufsichtsrechtlich oder steuerlich nicht wie vorgesehen umsetzen kann. Das freigegebene Dossier sollte diese Querprüfung mit Datum und Verantwortlichkeiten dokumentieren.

Nach dem Handelsregistereintrag beginnt die Umsetzung, nicht die Nacharbeit irgendwann später. Ein 30-/90-/365-Tage-Plan ordnet die Übertragung des gewidmeten Vermögens, Bank- und Zeichnungsrechte, Aufsichtsübernahme, Steuerentscheid, Buchführung, Versicherungen, Datenschutz, Vertragsübernahmen und erste Förder- oder Betriebstätigkeit. Er legt auch fest, wann Reglemente definitiv genehmigt, Risiken erstmals berichtet und Interessenkonflikte offengelegt werden. Spätestens vor dem ersten Jahresabschluss müssen Abschlussstichtag, Revisionsauftrag, Frist der Aufsichtsberichterstattung, Belegablage und Verantwortlichkeit für Steuererklärungen feststehen. So bleibt die tatsächliche Geschäftsführung vom ersten Tag an mit Urkunde, Budget und bewilligtem Zweck deckungsgleich. Der Plan wird bei jeder wesentlichen Änderung kontrolliert fortgeschrieben.

Häufige Fragen