Transparenzregister für die GmbH: Pflichten und Anmeldung
Eine Schweizer GmbH ist grundsätzlich meldepflichtig. Weil ihre Gesellschafter im Handelsregister erscheinen, kann sie unter bestimmten Voraussetzungen ein vereinfachtes Meldeverfahren nutzen. Trotzdem muss sie prüfen, ob die eingetragenen Personen tatsächlich alle wirtschaftlich Berechtigten abbilden.
Was die GmbH zuerst feststellen muss
Zu ermitteln sind natürliche Personen mit mindestens 25 Prozent des Stammkapitals oder der Stimmen sowie Personen, die auf andere Weise Kontrolle ausüben. Treuhandverhältnisse, Nutzniessung, Stimmrechtsbindungen und Beteiligungen über andere Gesellschaften können bewirken, dass die Handelsregisterliste nicht genügt.
Bei einer einfachen operativen GmbH mit drei natürlichen Gesellschaftern ist die Prüfung meist kurz. Bei einer Tochter-GmbH muss die Kette durch die Muttergesellschaft bis zu den kontrollierenden natürlichen Personen verfolgt werden.
Wann die vereinfachte Meldung möglich ist
Nach den Informationen des Bundes ist das vereinfachte Verfahren für eine GmbH vorgesehen, wenn sämtliche Gesellschafter natürliche Personen sind und die zu meldenden Personen mit mindestens 25 Prozent den im Handelsregister eingetragenen Gesellschaftern entsprechen. Zusätzliche gesetzliche Ausschlussgründe – insbesondere bestimmte Liquidations-, Konkurs- oder Nachlasssituationen – sind zu beachten.
Ordentliche Meldung bei komplexerer Struktur
Ist eine Holding, Stiftung oder andere Rechtseinheit beteiligt, müssen Beteiligungsketten und Kontrolle belegt werden. Gleiches gilt bei Treuhand, Stimmbindung oder Kontrollrechten, die nicht aus dem Handelsregister hervorgehen. Die Meldung nennt die wirtschaftlich berechtigten natürlichen Personen und beschreibt die Art ihrer Kontrolle.
Fristen für neue und bestehende GmbH
| Ereignis | Frist |
|---|---|
| Neue GmbH ab 1. Oktober 2026 | ein Monat nach Handelsregistereintrag |
| Änderung einer gemeldeten Tatsache | ein Monat ab Kenntnis |
| Bestehende GmbH | gesetzliche Übergangsfrist; bei erster Handelsregisteränderung nach Inkrafttreten grundsätzlich bereits ein Monat |
Welche Übergangsfrist gilt, hängt unter anderem von Revisionsstatus und davon ab, ob alle wirtschaftlich Berechtigten bereits als Gesellschafter oder Organe im Handelsregister erscheinen.
Unterlagen für EasyGov vorbereiten
- aktueller Handelsregisterauszug und Statuten
- Stammanteil- und Gesellschafterdaten
- allfällige Abtretungs-, Treuhand- und Stimmbindungsverträge
- Organigramm bei juristischen Personen als Gesellschafter
- Identitäts- und Wohnsitzdaten der wirtschaftlich Berechtigten
- Beschreibung von Kapital-, Stimm- oder anderer Kontrolle
- interne Freigabe durch das verantwortliche oberste Organmitglied
Anteilübertragung und Kapitaländerung verbinden
Die Abtretung von Stammanteilen, Kapitalerhöhung, Fusion oder Erbgang kann Handelsregister und Transparenzregister gleichzeitig betreffen. Der Abtretungsvertrag sollte deshalb Informationspflichten, Stichtag und Belege für die wirtschaftliche Berechtigung regeln. Das Transparenzregister ersetzt die gesellschaftsrechtlichen Zustimmungen und Handelsregisteranmeldung nicht.
Interne Zuständigkeit und Aufbewahrung
Verantwortlich bleibt das oberste Mitglied des leitenden oder verwaltenden Organs. Die GmbH muss die Unterlagen über die wirtschaftlich Berechtigten aktuell halten, in der Schweiz zugänglich machen und nach Ende der Berechtigung grundsätzlich zehn Jahre aufbewahren. Ein externer Treuhänder kann den Prozess führen, sollte aber klare Melde- und Eskalationsfristen erhalten.
GmbH-Meldung mit der nächsten Änderung koordinieren
Prüfe Stammanteile, wirtschaftliche Kontrolle und anstehende Handelsregistergeschäfte in einem Durchgang.
Fachperson finden →Häufige Fragen
Muss jede Schweizer GmbH melden?
Grundsätzlich ja, sofern keine gesetzliche Ausnahme greift. Die konkrete wirtschaftlich berechtigte Person muss anhand von Kapital, Stimmen und anderer Kontrolle bestimmt werden.
Reicht der Handelsregisterauszug?
Nicht immer. Treuhand, indirekte Beteiligungen oder Stimmrechtsbindungen können eine andere Kontrolllage ergeben.
Ist die vereinfachte Meldung kostenlos?
Eintragung, Änderung, Löschung und Bestätigung im Transparenzregister sind grundsätzlich gebührenfrei.
Wer haftet intern für die Meldung?
Gesetzlich verantwortlich ist das oberste Mitglied des leitenden oder verwaltenden Organs; eine Delegation beseitigt diese Verantwortung nicht.