Elektronische Ausfertigung oder Beglaubigung: Welche Datei brauchst du?
Elektronische Ausfertigung und elektronische Beglaubigung sind öffentliche elektronische Dokumente mit unterschiedlicher Aussage. Die Ausfertigung gibt den Inhalt einer bestehenden öffentlichen Urkunde wieder. Die Beglaubigung bestätigt etwa die Übereinstimmung einer Kopie oder die Echtheit einer Unterschrift beziehungsweise elektronischen Signatur. Im heutigen EÖBV-System liegt das notarielle Original weiterhin auf Papier. Das DNG soll später zusätzlich elektronische Originale ermöglichen. Der richtige Auftrag beginnt deshalb bei Ausgangsdokument, gewünschter Bestätigung und Empfänger.
Status am 14. Juli 2026: gilt heute, beschlossen, geplant
Gilt heute: EÖBV und EÖBV-EJPD regeln elektronische Ausfertigungen von Papierurkunden sowie elektronische Beglaubigungen von Kopien, eigenhändigen Unterschriften und elektronischen Signaturen. QES, Zeitstempel und UPReg-Zulassungsbestätigung machen die Datei prüfbar.
Beschlossen, aber noch nicht in Kraft: Das DNG übernimmt und erweitert diese Kategorien. Künftig sind elektronische Ausfertigungen sowohl elektronischer als auch papierner Originale und Beglaubigungen in beide Richtungen zwischen Papier und elektronischem Dokument vorgesehen.
Geplant: Mit Inkraftsetzung voraussichtlich 2029 kommen das elektronische Original und das Bundesregister hinzu. Detailprüfungen, Formate und Konversionsvermerke werden in der totalrevidierten Verordnung festgelegt.
Diese drei Ebenen dürfen nicht vermischt werden. Eine im Bundesblatt veröffentlichte Schlussabstimmung schafft noch keine anwendbare elektronische Originalurkunde; eine bestehende elektronische Ausfertigung nach EÖBV ist umgekehrt nicht bloss ein Zukunftskonzept. Für jedes konkrete Geschäft sind Urkundenart, zuständiger Kanton, technischer Übermittlungsweg und der Zeitpunkt der Verwendung getrennt festzuhalten.
Die Kurzentscheidung in einer Tabelle
| Du brauchst … | Richtige Kategorie |
|---|---|
| eine amtliche Wiedergabe des Inhalts einer Notarurkunde | Ausfertigung |
| Bestätigung, dass elektronische Kopie und Papierdokument übereinstimmen | Beglaubigung einer Kopie |
| Bestätigung einer eigenhändigen Unterschrift auf Papier in elektronischer Form | elektronische Unterschriftsbeglaubigung |
| Bestätigung einer elektronischen Signatur | elektronische Signaturbeglaubigung |
| blosse Lesekopie ohne öffentliche Bestätigung | Scan beziehungsweise einfache Kopie |
Der Empfänger entscheidet mit: Grundbuch, Handelsregister, Bank oder ausländische Behörde können eine bestimmte Form und Übermittlung verlangen.
Was eine elektronische Ausfertigung bescheinigt
Eine Ausfertigung ist eine öffentliche Urkunde, die eine genaue Wiedergabe des vollständigen oder eines bezeichneten Teils des Originalinhalts enthält. Heute erstellt die Urkundsperson die elektronische Ausfertigung grundsätzlich von einem Papieroriginal: Sie liest Original und allfällige Beilagen elektronisch ein, fügt das vorgeschriebene Verbal an und schliesst die Datei nach EÖBV ab. Das Original bleibt im Papierarchiv.
Die Ausfertigung ist mehr als ein Scan, aber nicht dasselbe Dokument wie das Original. Ein Teil-Auszug muss klar bezeichnen, welcher Inhalt wiedergegeben wird. Wer eine Ausfertigung bestellt, nennt Vertrag, Datum, Parteien, gewünschten Umfang und Empfänger. Für ein Register kann eine vollständige Fassung nötig sein; für einen bestimmten Nachweis kann eine Teil-Ausfertigung genügen, sofern sie keine irreführende Verkürzung erzeugt.
Vier Arten elektronischer Beglaubigung
Die EÖBV unterscheidet die Beglaubigung einer elektronischen Kopie eines Papierdokuments, die Beglaubigung einer Kopie eines elektronischen Dokuments, die elektronische Beglaubigung einer eigenhändigen Unterschrift oder eines Handzeichens auf Papier und die elektronische Beglaubigung einer elektronischen Signatur. Jede Kategorie hat ein anderes Ausgangsobjekt und einen anderen Prüfgegenstand.
Bei einer Kopie bestätigt die Urkundsperson die Übereinstimmung mit dem vorgelegten Dokument, nicht dessen materielle Wahrheit. Bei einer Unterschrift bestätigt sie nach anwendbarem Recht die Echtheit, nicht automatisch Vertretungsmacht oder Vertragswirksamkeit. Bei einer elektronischen Signatur prüft sie Integrität, Identität, Zertifikat, Signaturzeitpunkt und vorhandene Attribute und hält das Ergebnis im Verbal fest. Eine pauschale Bestellung «PDF beglaubigen» ist daher unpräzise.
So entsteht die heute gültige Datei
Die Urkundsperson erstellt ein zugelassenes PDF/A-Dokument und bringt das vorgeschriebene Verbal an. Sie signiert mit einer qualifizierten elektronischen Signatur, die mit einem qualifizierten Zeitstempel verbunden ist. Danach ruft sie über das UPReg die Zulassungsbestätigung ab. Das UPReg-Siegel verbindet die Bestätigung ihrer damaligen amtlichen Befugnis mit der Datei.
Der Validator prüft Signatur, Siegel, Zertifikatsbezug, Integrität und allfällige kantonale Siegel. Eine sichtbare Signaturgrafik dient der Lesbarkeit, ist aber nicht der technische Beweis. Wird das PDF zusammengeführt, komprimiert, neu «gedruckt» oder nachsigniert, kann die Validierung scheitern. Die ausgegebene Originaldatei bleibt unverändert und wird über den akzeptierten elektronischen Kanal übermittelt.
Die Beglaubigung bestätigt nicht den Inhalt
Eine beglaubigte Kopie sagt: Diese Wiedergabe stimmt mit dem vorgelegten Ausgangsdokument überein. Sie sagt nicht, dass der Ausgangstext wahr, vollständig im wirtschaftlichen Sinn oder materiell gültig ist. Eine Unterschriftsbeglaubigung sagt: Diese Person hat unterschrieben oder die Signatur anerkannt. Sie prüft nicht automatisch, ob die Person zur Vertretung einer Gesellschaft befugt ist oder der Vertrag alle gesetzlichen Formelemente erfüllt.
Die öffentliche Ausfertigung hat eine andere Beweisfunktion, weil sie auf einer bestehenden öffentlichen Urkunde beruht. Trotzdem beweist auch sie nicht, dass spätere Leistungspflichten erfüllt wurden. Bei einem Immobilienkauf zeigt die Ausfertigung den beurkundeten Inhalt, nicht automatisch Kaufpreiszahlung oder vollzogenen Grundbucheintrag. Empfänger müssen Urkundenbeweis und materiellen Vollzugsnachweis trennen.
Papierausdruck und Medienwechsel
Die Sicherheitsmerkmale einer elektronischen Ausfertigung liegen in der Datei. Ein Ausdruck zeigt zwar sichtbaren Text und Grafik, kann QES, Zeitstempel und UPReg-Siegel aber nicht elektronisch validierbar transportieren. Er ist deshalb nicht automatisch eine gleichwertige Papierausfertigung. Benötigt der Empfänger Papier, sollte die Urkundsperson eine formgerechte Papierausfertigung oder beglaubigte Papierkopie erstellen.
Umgekehrt ist der Scan einer Papierausfertigung keine elektronische Ausfertigung. Der Medienwechsel braucht den gesetzlich vorgesehenen Prüf- und Beglaubigungsvorgang. Das DNG wird künftig beide Richtungen ausdrücklich regeln: Papier aus elektronischem Original und elektronische Ausfertigung aus Papieroriginal. Bis dahin gelten heutige EÖBV-Regeln und das kantonale Beurkundungsrecht, nicht eine selbst erstellte Konvertierung.
Was sich mit dem DNG erweitert
Nach Art. 16 DNG sollen Urkundspersonen elektronische Ausfertigungen elektronischer Originale und auf Papier errichteter Originale erstellen können. Dazu kommen dieselben Grundtypen elektronischer Beglaubigung. Ausfertigungen und Beglaubigungen werden mit QES, Zeitstempel und Befugnisnachweis versehen. Art. 17 erlaubt zudem Papierausfertigungen und beglaubigte Papierkopien elektronischer Originale.
Neu liegt bei einer DNG-Urkunde das Referenzoriginal im Bundesregister. Die Ausfertigung kann davon abgeleitet und das Exemplar technisch verglichen werden. Das hebt die begriffliche Trennung nicht auf: Original, Exemplar, Ausfertigung und beglaubigte Kopie bleiben verschiedene Dokumenttypen. Das Ausführungsrecht wird Prüfgegenstand, Verbal, Format und technische Erzeugung konkretisieren.
Bestell- und Empfängercheckliste
- Welches Ausgangsdokument liegt vor: Papieroriginal, elektronische Datei oder blosse Kopie?
- Was soll bestätigt werden: Urkundeninhalt, Kopienübereinstimmung oder Signatur?
- Wer ist der Empfänger und welches Format akzeptiert er?
- Braucht er vollständige oder teilweise Ausfertigung?
- Welcher sichere Übermittlungskanal ist vorgeschrieben?
- Wird das Dokument im Ausland verwendet und braucht es Apostille, Legalisation oder besondere Form?
- Wie werden Originaldatei und Validierungsbericht archiviert?
Die Antwort wird vor der Erstellung mit Empfänger und Urkundsperson abgestimmt. Eine nachträgliche Umwandlung kostet Zeit und kann eine neue Beglaubigung erfordern.
Bei mehreren Empfängern erhält jede verlangte Form eine eigene Zeile im Closing-Plan. So wird eine validierbare Datei nicht versehentlich als Papierkopie versandt und eine Teil-Ausfertigung nicht für einen Zweck verwendet, der den vollständigen Vertrag benötigt.
Statusmatrix: Was heute digital möglich ist – und was erst geplant ist
- Heute geltendes Recht: Elektronische Ausfertigungen und beglaubigte elektronische Kopien können nach der EÖBV erstellt und über die vorgesehenen Systeme geprüft werden. Das konkrete Grundgeschäft und das kantonale Verfahren bleiben massgebend.
- Elektronisches Original: Datei, qualifizierte elektronische Signatur, Zulassungsbestätigung, Zeitstempel und Registerbezug erfüllen unterschiedliche Funktionen. Ein Scan einer Papierurkunde ist kein elektronisches Original.
- Prüfung: Signatur und Zulassung mit dem vorgesehenen Validator kontrollieren, Ergebnis und Zeitpunkt sichern und die ganze Vertrauenskette erhalten. Eine technisch gültige Signatur beweist nicht automatisch die materielle Wirksamkeit des Geschäfts.
- Medienwechsel: Vorab festlegen, ob Empfänger, Handelsregister, Grundbuchamt oder ausländische Stelle Papier oder elektronische Form akzeptieren und welcher beglaubigte Medienwechsel nötig ist.
- DNG-Zielbild: Das Bundesgesetz über die Digitalisierung im Notariat soll elektronische öffentliche Urkunden und ein zentrales Urkundenregister schweizweit verankern; die Umsetzung wird nach heutigem Projektstand voraussichtlich 2029 erwartet.
- Keine automatische Fernbeurkundung: Elektronische Urkunde, digitale Signatur und Online-Termin sind getrennte Fragen. Das DNG beseitigt kantonale Verfahrens- und Anwesenheitsanforderungen nicht pauschal und macht eine Videokonferenz nicht automatisch zulässig.
Jeder Beitrag kennzeichnet deshalb ausdrücklich, ob er geltendes Recht, eine bestehende technische Möglichkeit oder das geplante DNG-System beschreibt. Vor einem realen Geschäft sind Inkraftsetzungsstand, kantonales Verfahrensrecht und Annahme durch die Zielstelle erneut zu bestätigen.
Die richtige öffentliche Datei beim ersten Mal bestellen
Beschreibe Ausgangsdokument, Bestätigungszweck und Empfänger. Das Notariat kann daraus Ausfertigung, Beglaubigung oder Papierlösung korrekt bestimmen.
Urkundenart mit Notariat klären →Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Ausfertigung und Beglaubigung?
Die Ausfertigung gibt den Inhalt einer öffentlichen Urkunde wieder. Die Beglaubigung bestätigt beispielsweise Übereinstimmung einer Kopie oder Echtheit einer Unterschrift beziehungsweise elektronischen Signatur.
Ist eine elektronische Ausfertigung das Original?
Nein. Heute beruht sie regelmässig auf einem Papieroriginal; künftig kann sie auch von einem registrierten elektronischen DNG-Original erstellt werden.
Kann ich ein beglaubigtes PDF ausdrucken?
Du kannst es lesen, aber der Ausdruck übernimmt die elektronisch prüfbaren Sicherheitsmerkmale nicht automatisch. Für eine Papierverwendung ist eine formgerechte Papierausfertigung oder Beglaubigung zu beschaffen.
Was prüft eine elektronische Signaturbeglaubigung?
Die Urkundsperson prüft unter anderem Dokumentintegrität, Identität, Zertifikat, Signaturzeitpunkt und Attribute und hält das Ergebnis im Verbal fest.
Ist ein Scan mit Notarstempel eine elektronische Beglaubigung?
Nicht allein. Erforderlich sind das gesetzliche Verbal, QES, Zeitstempel, Befugnisnachweis und das vorgeschriebene technische Verfahren.
Welche Datei verlangt das Handelsregister?
Das hängt vom konkreten Geschäft und Übermittlungsweg ab. Das zuständige Registeramt beziehungsweise die Urkundsperson sollte die erforderliche Ausfertigung und Beilagenform vorab bestätigen.