Qualifizierte elektronische Signatur im Notariat: Was sie beweist – und was nicht

Eine qualifizierte elektronische Signatur mit qualifiziertem Zeitstempel kann nach Art. 14 Abs. 2bis OR der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt sein. Für das Notariat reicht sie allein trotzdem nicht. Die elektronische öffentliche Ausfertigung oder Beglaubigung benötigt zusätzlich den Befugnisnachweis der Urkundsperson und das EÖBV-Verfahren; das künftige DNG-Original entsteht erst im vollständigen Beurkundungsvorgang samt Registererfassung. Zu trennen sind Signaturinhaber, Dokumentintegrität, Amtsbefugnis und öffentliche Urkundenqualität.

Status am 14. Juli 2026: gilt heute, beschlossen, geplant

Diese drei Ebenen dürfen nicht vermischt werden. Eine im Bundesblatt veröffentlichte Schlussabstimmung schafft noch keine anwendbare elektronische Originalurkunde; eine bestehende elektronische Ausfertigung nach EÖBV ist umgekehrt nicht bloss ein Zukunftskonzept. Für jedes konkrete Geschäft sind Urkundenart, zuständiger Kanton, technischer Übermittlungsweg und der Zeitpunkt der Verwendung getrennt festzuhalten.

Einfache, fortgeschrittene und qualifizierte Signatur

Eine einfache elektronische Signatur kann bereits ein eingetippter Name oder eine Signaturgrafik sein. Eine fortgeschrittene Signatur ist eindeutig zugeordnet, identifiziert den Inhaber, steht unter dessen Kontrolle und macht nachträgliche Änderungen erkennbar. Die QES baut zusätzlich auf einem qualifizierten Zertifikat einer anerkannten Schweizer Anbieterin und einer qualifizierten Signaturerstellung auf.

Nur die QES, verbunden mit einem qualifizierten Zeitstempel, ist nach Art. 14 Abs. 2bis OR hinsichtlich der Schriftform der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt, soweit Gesetz oder Parteien nichts anderes bestimmen. Diese Gleichstellung betrifft Schriftform. Sie wandelt einen privaten Vertrag nicht automatisch in eine öffentliche Urkunde und ersetzt keine notarielle Identitäts-, Willens- oder Urteilsfähigkeitsprüfung.

Was die QES technisch nachweisbar macht

Die QES verbindet den Signaturschlüssel mit der im qualifizierten Zertifikat identifizierten natürlichen Person. Die kryptografische Prüfung zeigt, ob die signierten Daten nachträglich verändert wurden und ob Zertifikat und Signatur im relevanten Zeitpunkt gültig waren. Der qualifizierte Zeitstempel verankert einen vertrauenswürdigen Zeitpunkt und unterstützt die spätere Beurteilung abgelaufener Zertifikate.

Sie beweist nicht ohne Weiteres, dass der Signierende den Text verstanden, ohne Zwang gehandelt oder eine bestimmte gesellschaftsrechtliche Vertretungsmacht besessen hat. Auch die Echtheit zugrunde liegender Tatsachen wird nicht bestätigt. Im Notariat ist QES deshalb ein technisches Abschlussinstrument innerhalb eines rechtlichen Verfahrens, nicht der gesamte Beurkundungsvorgang.

Die Zulassungsbestätigung ergänzt die Amtsbefugnis

Eine Person kann eine gültige QES besitzen und dennoch keine Urkundsperson sein. Heute muss sich eine kantonal zugelassene Urkundsperson für elektronische Ausfertigungen und Beglaubigungen im UPReg eintragen und von der zuständigen Aufsichtsbehörde freischalten lassen. Für das konkrete Dokument ruft sie eine Zulassungsbestätigung ab und bringt sie zusammen mit dem UPReg-Siegel an.

Die Bestätigung weist elektronisch nach, dass die Person im Erstellungszeitpunkt zur Ausstellung befugt war und welches Signaturzertifikat sie verwendete. EÖBV-EJPD verbindet die Seriennummer des Zertifikats mit dem Siegel. Der Validator kann so nicht nur «gültige QES» anzeigen, sondern die notarielle Zulassung prüfen. Ein Briefkopf oder eine sichtbare Stempelgrafik bietet diesen maschinenlesbaren Nachweis nicht.

Der heutige EÖBV-Signaturablauf

1. Urkundsperson erzeugt das PDF/A samt vorgeschriebenem Verbal.
2. Sie versieht es mit QES und qualifiziertem Zeitstempel.
3. Ein zugelassenes Programm prüft Format und Signatur.
4. Die Zulassungsbestätigung wird beim UPReg abgerufen.
5. Grafik und maschinenlesbarer Teil werden eingefügt.
6. Das UPReg signiert die Prüfsumme mit seinem elektronischen Siegel und Zeitstempel.
7. Die fertige Datei wird unverändert gespeichert und validiert.

Nach dem Siegel dürfen weitere unzulässige Änderungen oder Signaturen die Integrität nicht beeinträchtigen. Allfällige kantonale Siegel werden nach der vorgesehenen Reihenfolge behandelt.

Parteigenehmigung und Notarsignatur nicht verwechseln

Bei einer heutigen elektronischen Beglaubigung einer elektronischen Signatur kann die Partei ihre Signatur in Anwesenheit der Urkundsperson anbringen oder als eigene anerkennen. Beim künftigen elektronischen Original regelt Art. 6 DNG die Genehmigung des Urkundeninhalts durch die Beteiligten. Grafisch erfasste eigenhändige Unterschriften benötigen ein biometrisch geeignetes Eingabegerät; weitere Formen bestimmt der Bundesrat.

Art. 7 verlangt danach die QES der Urkundsperson zum Abschluss. Daraus folgt nicht, dass jede Partei zwingend dieselbe QES-Rolle ausübt. Parteigenehmigung und amtlicher Abschluss sind verschiedene Prozessschritte. Ebenso beweist eine remote ausgestellte QES-Identität nicht, dass ein kantonales Präsenz- oder Beurkundungsverfahren eingehalten wurde.

QES ersetzt keine Fernbeurkundungsregel

Videoidentifikation für die Ausgabe eines qualifizierten Zertifikats folgt ZertES und dem Verfahren der anerkannten Anbieterin. Sie ist nicht automatisch notarielle Identifikation für einen Grundstückkauf, Erbvertrag oder eine Gesellschaftsgründung. Die Urkundsperson muss die Vorgaben des konkreten Bundes- und kantonalen Beurkundungsrechts erfüllen. Das DNG ändert daran nicht pauschal etwas.

Eine digitale Signatur kann also technisch von zu Hause angebracht werden, während die öffentliche Beurkundung trotzdem persönliche Anwesenheit oder eine zulässige Vertretung verlangt. Anbieter müssen klar sagen, welcher Schritt remote erfolgt: Zertifikatsausgabe, Entwurfsfreigabe, private Unterschrift, Beglaubigung oder eigentlicher Urkundenakt. «Mit QES vollständig online» ist ohne diese Einordnung keine verlässliche Rechtsaussage.

Validator, Zertifikatsablauf und Langzeitprüfung

Der Validator der Bundesverwaltung prüft die Signaturkette, Zeitstempel, UPReg-Zulassungsbestätigung, Siegel und Unverändertheit. Ein PDF-Reader kann eine erste Anzeige liefern, hat aber nach Hinweis des BJ keine entsprechende rechtliche Aussagekraft. Für die Prüfung wird die unveränderte Originaldatei hochgeladen; ein vorheriger Ausdruck oder eine neu erzeugte PDF zerstört den Belegpfad.

Zertifikate laufen ab oder werden widerrufen. Der qualifizierte Zeitstempel und langfristige Validierungsinformationen ermöglichen, den Zustand im Signaturzeitpunkt später zu beurteilen. Die Akte speichert deshalb Originaldatei und Prüfbericht, ohne letzteren in die Datei einzubauen. Das DNG-Register soll künftig zusätzlich die Übereinstimmung mit dem registrierten Original und einen Widerrufsstatus ermöglichen.

Ausländische Signatur und Auslandsverwendung

Eine ausländische elektronische Signatur ist nicht automatisch eine Schweizer QES nach ZertES. Anerkennung kann auf internationalen Abkommen oder besonderen Regeln beruhen; Empfänger und Verfahrensrecht sind vorab zu prüfen. Umgekehrt akzeptiert eine ausländische Behörde eine Schweizer QES oder elektronische notarielle Datei nicht zwingend. Apostille oder Legalisation, Dateiformat und elektronische Übermittlung können zusätzliche Anforderungen haben.

Art. 4 DNG soll künftig eine Erstellung nach ausländischen Anforderungen zulassen, wenn vergleichbare Sicherheit und Verlässlichkeit gewährleistet sind. Der Bundesrat regelt Details. Bis zur Inkraftsetzung darf diese Zukunftsregel nicht vorgezogen werden. Für jedes Auslandsdossier bestätigt die Zielstelle schriftlich, ob sie elektronische Datei, Papierausfertigung, Übersetzung und Echtheitsnachweis akzeptiert.

Der Prüfpfad hält Anbieter des Zertifikats, Rechtsordnung, Zeitstempel, Validationswerkzeug und allfällige Anerkennungsgrundlage fest. Eine technisch gültige ausländische Signatur kann im Schweizer Verfahren dennoch die falsche Signaturstufe besitzen; eine Schweizer QES kann im Ausland an einem inkompatiblen Vertrauensdienst scheitern. Bei Unsicherheit wird vor Unterzeichnung eine Zielformatbestätigung eingeholt, nicht erst nach Ablauf einer Registerfrist. Die Empfangsbestätigung gehört deshalb dauerhaft in das grenzüberschreitende Dossier.

Statusmatrix: Was heute digital möglich ist – und was erst geplant ist

1. Heute geltendes Recht: Elektronische Ausfertigungen und beglaubigte elektronische Kopien können nach der EÖBV erstellt und über die vorgesehenen Systeme geprüft werden. Das konkrete Grundgeschäft und das kantonale Verfahren bleiben massgebend.
2. Elektronisches Original: Datei, qualifizierte elektronische Signatur, Zulassungsbestätigung, Zeitstempel und Registerbezug erfüllen unterschiedliche Funktionen. Ein Scan einer Papierurkunde ist kein elektronisches Original.
3. Prüfung: Signatur und Zulassung mit dem vorgesehenen Validator kontrollieren, Ergebnis und Zeitpunkt sichern und die ganze Vertrauenskette erhalten. Eine technisch gültige Signatur beweist nicht automatisch die materielle Wirksamkeit des Geschäfts.
4. Medienwechsel: Vorab festlegen, ob Empfänger, Handelsregister, Grundbuchamt oder ausländische Stelle Papier oder elektronische Form akzeptieren und welcher beglaubigte Medienwechsel nötig ist.
5. DNG-Zielbild: Das Bundesgesetz über die Digitalisierung im Notariat soll elektronische öffentliche Urkunden und ein zentrales Urkundenregister schweizweit verankern; die Umsetzung wird nach heutigem Projektstand voraussichtlich 2029 erwartet.
6. Keine automatische Fernbeurkundung: Elektronische Urkunde, digitale Signatur und Online-Termin sind getrennte Fragen. Das DNG beseitigt kantonale Verfahrens- und Anwesenheitsanforderungen nicht pauschal und macht eine Videokonferenz nicht automatisch zulässig.

Jeder Beitrag kennzeichnet deshalb ausdrücklich, ob er geltendes Recht, eine bestehende technische Möglichkeit oder das geplante DNG-System beschreibt. Vor einem realen Geschäft sind Inkraftsetzungsstand, kantonales Verfahrensrecht und Annahme durch die Zielstelle erneut zu bestätigen.

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