Elektronische öffentliche Urkunde: Wann die Datei zum Original wird
Ein elektronisches Original ist weder Scan eines Papierdokuments noch elektronische Ausfertigung eines Papieroriginals. Nach dem DNG soll es direkt im notariellen Beurkundungsvorgang entstehen. Die Beteiligten genehmigen den Inhalt, die Urkundsperson schliesst mit QES, qualifiziertem Zeitstempel und Befugnisnachweis ab und erfasst das Original im Bundesregister. Dieses System ist am 14. Juli 2026 noch Zukunftsrecht; heute bleibt das notarielle Original auf Papier.
Status am 14. Juli 2026: gilt heute, beschlossen, geplant
Gilt heute: Elektronische Ausfertigungen und Beglaubigungen nach EÖBV sind möglich, gehen bei notariellen Urkunden aber grundsätzlich von einem Papieroriginal aus. Ein Scan oder signiertes PDF wird nicht allein dadurch zum elektronischen Original.
Beschlossen, aber noch nicht in Kraft: Art. 2–8 DNG definieren das elektronische Original, Genehmigung und Abschluss des Beurkundungsvorgangs. Art. 9–13 ordnen die anschliessende Registererfassung und Referenzwirkung.
Geplant: Ab voraussichtlich 2029 sollen Urkundspersonen DNG-Originale erstellen können. Technische Geräte, Formate, Genehmigungsvarianten und Detailabläufe werden erst im Ausführungsrecht verbindlich konkretisiert.
Diese drei Ebenen dürfen nicht vermischt werden. Eine im Bundesblatt veröffentlichte Schlussabstimmung schafft noch keine anwendbare elektronische Originalurkunde; eine bestehende elektronische Ausfertigung nach EÖBV ist umgekehrt nicht bloss ein Zukunftskonzept. Für jedes konkrete Geschäft sind Urkundenart, zuständiger Kanton, technischer Übermittlungsweg und der Zeitpunkt der Verwendung getrennt festzuhalten.
Vier Dateien, vier verschiedene Rechtsqualitäten
| Datei | Rechtliche Einordnung |
|---|---|
| Scan einer Papierurkunde | Abbild oder Kopie ohne automatische öffentliche Urkundenqualität |
| Elektronische Ausfertigung heute | öffentliche elektronische Wiedergabe eines Papieroriginals nach EÖBV |
| Elektronische Beglaubigung | elektronische Bescheinigung etwa der Übereinstimmung einer Kopie oder Echtheit einer Signatur |
| Elektronisches Original nach DNG | im elektronischen Beurkundungsvorgang entstandenes und registriertes Referenzdokument |
Ein sichtbarer Stempel, eine eingescannte Unterschrift oder der Dateiname «Original.pdf» bestimmen die Kategorie nicht. Entscheidend sind Entstehungsverfahren, gesetzliche Elemente und nachprüfbare elektronische Merkmale.
Das Original entsteht im Beurkundungsvorgang
Art. 3 DNG bezeichnet als elektronisches Original das im Rahmen des Beurkundungsvorgangs entstandene elektronische Dokument. Damit ist der Originalstatus an das notarielle Verfahren gebunden. Der vorausgehende Vertragsentwurf bleibt Entwurf, auch wenn alle Parteien ihn elektronisch kommentieren. Erst Genehmigung, Abschluss durch die Urkundsperson und die gesetzlichen elektronischen Elemente führen zur öffentlichen Urkunde.
Das kantonale Beurkundungsrecht bleibt für den Ablauf anwendbar, soweit das DNG keine Bundesregel setzt. Identität, Handlungs- oder Urteilsfähigkeit, freier Wille, Vorlesen, Zeugen und Präsenz können je nach Geschäft und Kanton weitere Voraussetzungen bilden. Die elektronische Datei ersetzt das Trägermedium Papier, nicht die inhaltlichen und verfahrensrechtlichen Aufgaben der Urkundsperson.
Genehmigung durch die Beteiligten nach Art. 6 DNG
Wo das Urkundenverfahren eine Genehmigung des Inhalts verlangt, muss diese auf dem elektronischen Original angebracht werden. Das DNG erwähnt ausdrücklich die grafische Erfassung eigenhändiger Unterschriften. Das Eingabegerät muss dann alle biometrischen Merkmale aufzeichnen können, die zur Identifizierung nötig sind. Ein gewöhnlicher Touchscreen ohne festgelegte Sicherheits- und Erfassungsqualität ist nicht automatisch ausreichend.
Kann eine Person nicht unterzeichnen, darf sie die Genehmigung anders ausdrücken; Form und Grund werden in der öffentlichen Urkunde erwähnt. Der Bundesrat bestimmt technische Anforderungen und weitere zulässige Genehmigungsformen. Daraus folgt: Die Parteigenehmigung muss nicht vorschnell mit einer persönlichen QES jeder Partei gleichgesetzt werden. Das Gesetz sieht ein eigenes beurkundungsrechtliches Genehmigungskonzept vor, dessen Details noch ausstehen.
QES, Zeitstempel und Befugnisnachweis der Urkundsperson
Die Urkundsperson schliesst den Vorgang, indem sie Original und allfällige Beilagen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versieht, die mit einem qualifizierten elektronischen Zeitstempel verbunden ist. Zusätzlich fügt sie den elektronischen Nachweis bei, dass sie im Erstellungszeitpunkt zur Beurkundung befugt war. Erst wenn beide Anforderungen erfüllt sind, erhält das elektronische Original nach Art. 7 Abs. 2 DNG die Eigenschaft der öffentlichen Urkunde.
Die QES bindet Identität und Integrität technisch an die Datei; der Zeitstempel dokumentiert den relevanten Signaturzeitpunkt. Der Befugnisnachweis ergänzt die berufsrechtliche Dimension: Eine Person kann eine gültige QES besitzen, ohne Notarin oder für den konkreten Kanton freigeschaltet zu sein. Das heutige UPReg liefert eine Zulassungsbestätigung; ob es im DNG-System weitergeführt oder durch eine neue Lösung ersetzt wird, ist 2026 noch offen.
Warum die Registererfassung unverzichtbar ist
Nach Abschluss sorgt die Urkundsperson für die unmittelbare Erfassung im elektronischen Urkundenregister. Das registrierte Original dient danach als Referenzdokument für den Datenabgleich mit elektronischen Exemplaren. So soll sich langfristig feststellen lassen, ob eine ausserhalb des Registers vorhandene Datei exakt dem Original entspricht. Ein lokales Kanzleiarchiv allein übernimmt diese bundesgesetzliche Referenzfunktion nicht.
Das Register muss Integrität, Vertraulichkeit, Zuordnung, Verfügbarkeit, dauerhafte Lesbarkeit und Widerruf sichern. Es darf das Original technisch nach dem Stand der Technik erhalten, ohne dessen rechtlichen Inhalt zu verändern. Der Besitzer eines Exemplars soll einen Abgleich durchführen können; daraus folgt keine öffentliche Einsicht in die Urkunde. Inhaltsschutz und prüfbare Authentizität werden bewusst kombiniert.
Exemplar, Ausfertigung und Original nicht verwechseln
Das DNG definiert ein elektronisches Exemplar als ausserhalb des Registers vorhandene exakte Kopie des elektronischen Originals. Eine elektronische Ausfertigung ist dagegen eine öffentliche Urkunde, die den Inhalt oder einen Teil des Inhalts eines Originals genau wiedergibt und von der Urkundsperson mit den gesetzlichen Elementen versehen wird. Das Exemplar lässt sich gegen das Referenzoriginal abgleichen; die Ausfertigung besitzt einen eigenen Ausfertigungsvermerk und kann Teilinhalte wiedergeben.
Nach erfolgter Registererfassung kann die Urkundsperson Exemplare, elektronische Ausfertigungen, Papierausfertigungen und beglaubigte Papierkopien erstellen. Parteien sollten daher nicht nur «eine Kopie» verlangen, sondern Zweck und Empfänger nennen. Ein Grundbuchamt, ausländisches Register oder Kreditinstitut kann eine bestimmte Form benötigen. Die technisch exakte Datei ist nicht in jeder Verfahrenslage funktional dasselbe wie eine Ausfertigung.
Beilagen, Änderungen und Widerruf
Allfällige Beilagen werden beim Abschluss ebenfalls elektronisch signiert. Pläne, Statuten, Inventare oder Vollmachten müssen eindeutig dem Original zugeordnet und in einem zugelassenen Format wahrnehmbar sein. Wird eine Datei nach der Signatur verändert, muss die technische Prüfung dies erkennen. Eine nachträgliche inhaltliche Korrektur darf nicht als unbemerkte PDF-Bearbeitung erfolgen; sie braucht das rechtlich vorgesehene Berichtigungs- oder neue Urkundenverfahren.
Das Register muss nach Art. 13 DNG den Widerruf des Originals und die Feststellung des Widerrufs ermöglichen. Widerruf bedeutet nicht, dass vergangene Rechtswirkungen beliebig verschwinden. Materielles Recht, Registervollzug und Urkundenstatus sind getrennt zu beurteilen. Die künftige Verordnung muss technische Kennzeichnung und Abfrage konkretisieren, damit ein Exemplar nicht trotz registriertem Widerruf unbemerkt weiterverwendet wird.
Übergang: Was bis 2029 praktisch gilt
Bis zur Inkraftsetzung wird ein notarielles Papieroriginal nach kantonalem Recht errichtet. Benötigt der Empfänger einen elektronischen öffentlichen Beleg, kann eine dazu ermächtigte Urkundsperson eine EÖBV-Ausfertigung oder Beglaubigung erstellen. Diese wird mit dem Validator geprüft und unverändert elektronisch übermittelt. Sie ist keine vorgezogene DNG-Originalurkunde und wird nicht in einem noch nicht betriebenen DNG-Register gespeichert.
Langfristige Verträge sollten nicht behaupten, ein 2026 erzeugtes PDF sei bereits DNG-Original. Stattdessen dokumentiert die Akte Papieroriginal, elektronische Ausfertigungen, Empfänger und Prüfberichte getrennt. Nach Inkrafttreten wird zu klären sein, ob und wie ältere Papieroriginale elektronisch ausgefertigt werden; das DNG sieht diese Kategorie ausdrücklich vor. Eine rückwirkende Umwandlung des historischen Papieroriginals in ein elektronisches Original ist etwas anderes und nicht einfach anzunehmen.
Statusmatrix: Was heute digital möglich ist – und was erst geplant ist
- Heute geltendes Recht: Elektronische Ausfertigungen und beglaubigte elektronische Kopien können nach der EÖBV erstellt und über die vorgesehenen Systeme geprüft werden. Das konkrete Grundgeschäft und das kantonale Verfahren bleiben massgebend.
- Elektronisches Original: Datei, qualifizierte elektronische Signatur, Zulassungsbestätigung, Zeitstempel und Registerbezug erfüllen unterschiedliche Funktionen. Ein Scan einer Papierurkunde ist kein elektronisches Original.
- Prüfung: Signatur und Zulassung mit dem vorgesehenen Validator kontrollieren, Ergebnis und Zeitpunkt sichern und die ganze Vertrauenskette erhalten. Eine technisch gültige Signatur beweist nicht automatisch die materielle Wirksamkeit des Geschäfts.
- Medienwechsel: Vorab festlegen, ob Empfänger, Handelsregister, Grundbuchamt oder ausländische Stelle Papier oder elektronische Form akzeptieren und welcher beglaubigte Medienwechsel nötig ist.
- DNG-Zielbild: Das Bundesgesetz über die Digitalisierung im Notariat soll elektronische öffentliche Urkunden und ein zentrales Urkundenregister schweizweit verankern; die Umsetzung wird nach heutigem Projektstand voraussichtlich 2029 erwartet.
- Keine automatische Fernbeurkundung: Elektronische Urkunde, digitale Signatur und Online-Termin sind getrennte Fragen. Das DNG beseitigt kantonale Verfahrens- und Anwesenheitsanforderungen nicht pauschal und macht eine Videokonferenz nicht automatisch zulässig.
Jeder Beitrag kennzeichnet deshalb ausdrücklich, ob er geltendes Recht, eine bestehende technische Möglichkeit oder das geplante DNG-System beschreibt. Vor einem realen Geschäft sind Inkraftsetzungsstand, kantonales Verfahrensrecht und Annahme durch die Zielstelle erneut zu bestätigen.
Original, Ausfertigung und Kopie klar bestellen
Nenne dem Notariat Empfänger und Verwendungszweck, damit die richtige Papier- oder elektronische Urkundenart erstellt und geprüft wird.
Passendes Urkundenformat klären →Häufige Fragen
Was ist ein elektronisches Original einer öffentlichen Urkunde?
Nach DNG das im Beurkundungsvorgang entstandene elektronische Dokument, das von der Urkundsperson mit QES, qualifiziertem Zeitstempel und Befugnisnachweis abgeschlossen und danach registriert wird.
Ist ein Scan einer Notarurkunde ein Original?
Nein. Der Scan ist zunächst nur eine elektronische Abbildung. Eine elektronische Ausfertigung oder Beglaubigung verlangt das gesetzliche Verfahren und die prüfbaren elektronischen Elemente.
Gibt es elektronische Originalurkunden heute schon?
Nicht im künftigen DNG-Sinn. Am 14. Juli 2026 bleibt das notarielle Original auf Papier; elektronische Ausfertigungen und Beglaubigungen nach EÖBV sind bereits möglich.
Müssen alle Parteien mit QES unterschreiben?
Das DNG verlangt die QES samt Zeitstempel ausdrücklich von der Urkundsperson beim Abschluss. Die Genehmigung durch Beteiligte folgt Art. 6 und wird durch Ausführungsrecht weiter konkretisiert.
Warum muss das Original ins Register?
Das registrierte Dokument wird Referenz für Integrität, dauerhafte Aufbewahrung, Widerruf und den Abgleich mit elektronischen Exemplaren.
Kann ich vom elektronischen Original Papier erhalten?
Nach dem DNG kann die Urkundsperson Papierausfertigungen und beglaubigte Papierkopien erstellen. Vorher muss sie die gesetzlich vorgesehenen Prüfungen und Vermerke vornehmen.