Elektronische Urkunde prüfen: Validator, Signatur und Fehlermeldungen
Elektronische Ausfertigungen und Beglaubigungen tragen ihre Sicherheitsmerkmale in der Datei. Der Validator der Bundesverwaltung prüft unter anderem QES, Zeitstempel, UPReg-Zulassungsbestätigung, Siegel und Unverändertheit. Eine erfolgreiche Prüfung bestätigt technische und formale Merkmale – nicht die Wahrheit des Vertragsinhalts. Für ein belastbares Ergebnis braucht es die unveränderte Originaldatei, den offiziellen Validator und eine richtige Interpretation des Prüfberichts.
Status am 14. Juli 2026: gilt heute, beschlossen, geplant
Gilt heute: Der Validator der Bundesverwaltung prüft heute elektronische öffentliche Urkunden und Beglaubigungen nach EÖBV/EÖBV-EJPD. Das UPReg liefert die maschinenlesbare Zulassungsbestätigung der Urkundsperson.
Beschlossen, aber noch nicht in Kraft: Das DNG sieht künftig zusätzlich den Abgleich eines elektronischen Exemplars mit dem im Bundesregister bewahrten Original, Widerrufsfeststellung und technische Hilfsmittel des BJ vor.
Geplant: Der heutige Validator bleibt bis zur neuen Lösung relevant. Wie Validator, UPReg-Nachfolge und DNG-Register ab 2029 zusammenspielen, wird im Umsetzungsprojekt und Ausführungsrecht konkretisiert.
Diese drei Ebenen dürfen nicht vermischt werden. Eine im Bundesblatt veröffentlichte Schlussabstimmung schafft noch keine anwendbare elektronische Originalurkunde; eine bestehende elektronische Ausfertigung nach EÖBV ist umgekehrt nicht bloss ein Zukunftskonzept. Für jedes konkrete Geschäft sind Urkundenart, zuständiger Kanton, technischer Übermittlungsweg und der Zeitpunkt der Verwendung getrennt festzuhalten.
Vor der Prüfung: die richtige Datei sichern
Verwende exakt die vom Notariat oder der Behörde erhaltene elektronische Datei. Speichere sie unverändert und bilde vor weiteren Verarbeitungsschritten eine schreibgeschützte Sicherung. Öffnen zur Ansicht ist grundsätzlich unproblematisch; «Drucken als PDF», Zusammenführen, Komprimieren, Kommentieren, Nachsignieren oder Speichern durch ungeeignete Programme kann den Byteinhalt ändern und die Signaturprüfung ungültig machen.
Ein E-Mail-Anhang kann die richtige Originaldatei sein, sofern der Absender und Kanal verlässlich sind; der Dateiname beweist dies nicht. Vergleiche Grösse und Hashwert, wenn das Notariat einen liefert. Nutze keine Bildschirmaufnahme oder ausgedruckte Version. Bei einer ZIP-Datei wird zuerst eine unveränderte Kopie des Archivs gesichert und die enthaltene PDF ohne Neuspeicherung extrahiert.
Schritt-für-Schritt im Validator
- Rufe die offizielle Adresse validator.admin.ch direkt auf.
- Prüfe Domain und HTTPS-Verbindung, statt einem unbekannten Werbelink zu folgen.
- Lade die unveränderte PDF/A-Datei hoch.
- Wähle die Prüfung für elektronisch signierte beziehungsweise öffentliche Urkunden.
- Lies Gesamtresultat und jede einzelne Signatur- oder Siegelstufe.
- Kontrolliere Name, Signaturzeit, Zertifikat, UPReg-Zulassung und Änderungsmeldungen.
- Speichere den Prüfbericht separat zur Akte.
- Lösche lokale temporäre Kopien nach dem Datenschutzkonzept.
Bei besonders vertraulichen Dokumenten klärt die Organisation vorab, ob Upload und interne Richtlinien vereinbar sind.
Was EÖBV-EJPD technisch prüfen lässt
Das Validatorsystem prüft nach Art. 17 EÖBV-EJPD, ob die Urkundsperson das Dokument gültig signiert hat, ein gültiges elektronisches Siegel des UPReg vorhanden ist und dessen Signaturerklärung die Seriennummer des qualifizierten Zertifikats enthält. Es prüft ferner, ob das Dokument seit Anbringen der Zulassungsbestätigung verändert oder unzulässig nachsigniert wurde.
Allfällige kantonale elektronische Siegel werden ebenfalls anhand der beim UPReg hinterlegten Zertifikate geprüft. Vorgängige Signaturen im Ausgangsdokument können je nach Beglaubigungskategorie anders behandelt werden. Bei der Beglaubigung einer bereits elektronisch signierten Vorlage hält die Urkundsperson ihre Prüfung im Verbal fest; die abschliessende notarielle Signatur bleibt davon unterscheidbar.
Wie Signatur, Zeitstempel und Zulassung zu lesen sind
Der Signaturteil nennt die natürliche Person und zeigt, ob Zertifikat sowie kryptografische Signatur gültig sind. Der qualifizierte Zeitstempel stützt den Zeitpunkt, zu dem die Signatur angebracht wurde. Die Zulassungsbestätigung beantwortet zusätzlich, ob diese Person damals als Urkundsperson freigeschaltet war. Erst das Zusammenspiel erlaubt die notarielle technische Einordnung.
Ein heute abgelaufenes Zertifikat macht eine frühere Signatur nicht zwingend ungültig, wenn Zeitstempel und damalige Gültigkeit zuverlässig nachweisbar sind. Eine Widerrufsmeldung muss anhand Zeitpunkt und Grund beurteilt werden. Der Prüfbericht wird vollständig gelesen; ein einzelnes grünes Symbol neben einer von mehreren Signaturen genügt nicht, wenn das abschliessende UPReg-Siegel oder die Dokumentintegrität fehlschlägt.
Was der Validator ausdrücklich nicht bestätigt
Er prüft nicht, ob Vertragsparteien geschäftsfähig waren, der Kaufpreis stimmt, eine Vollmacht materiell gültig ist oder die Urkundsperson das kantonale Verfahren in jeder Hinsicht korrekt durchgeführt hat. Er entscheidet keine Auslegung und bestätigt weder Eigentumsübergang noch Registereintrag. Die amtliche Projektseite betont auch für den künftigen Registerabgleich, dass keine Inhaltsrichtigkeit validiert wird.
Ebenso beweist ein technisches Resultat nicht, dass die Datei vom richtigen Kommunikationspartner stammt oder für den konkreten Empfänger aktuell genug ist. Eine ältere gültige Ausfertigung kann durch spätere Urkunde oder Widerruf überholt sein. Für materielle und zeitliche Fragen werden Notariat, Register und aktuelle Akten beigezogen.
Warum PDF-Reader und sichtbare Stempel nicht genügen
PDF-Programme führen eigene Vertrauenslisten und zeigen Signaturen je nach Konfiguration unterschiedlich an. Das BJ warnt, dass ihre grobe Bewertung keine entsprechende rechtliche Bedeutung besitzt. Ein Reader kann «unbekannter Aussteller» melden, obwohl der amtliche Validator die Schweizer Vertrauenskette korrekt erkennt; umgekehrt kann eine sichtbare Grafik überzeugend aussehen, ohne echte kryptografische Signatur zu enthalten.
Logo, Wappen, Stempelbild und Signaturfeld sind visuelle Hinweise, aber leicht kopierbar. Der Validator prüft die unsichtbaren kryptografischen Daten und den UPReg-Bezug. Ein QR-Code darf nur als Wegweiser dienen; die angezeigte Zieladresse wird kontrolliert. Bei Widerspruch zwischen Reader und amtlichem Validator wird die Datei nicht eigenmächtig repariert, sondern dem Aussteller zur Prüfung zurückgesandt.
Fehlerdiagnose ohne Beweismittel zu zerstören
| Meldung | Sicherer nächster Schritt |
|---|---|
| Datei verändert | Originalanhang erneut unverändert speichern; keine «Reparatur» durchführen |
| Signatur ungültig | Aussteller und Signaturzeit prüfen; neue Ausfertigung verlangen |
| Zulassung fehlt | klären, ob es überhaupt eine EÖBV-Urkunde sein soll und ob UPReg-Bestätigung angebracht wurde |
| Zertifikat unbekannt | offiziellen Validator und vollständige Vertrauenskette verwenden |
| Format nicht akzeptiert | Original nicht konvertieren; korrekte PDF/A-Ausgabe beim Aussteller anfordern |
Fehlgeschlagene Datei und Bericht werden gesichert. Eine neue Datei erhält eindeutige Versionsbezeichnung, ohne die alte zu überschreiben.
Prüfbericht, Archiv und Datenschutz
Der Prüfbericht dokumentiert Prüfzeitpunkt, Datei und Resultat. Er ersetzt die Urkunde nicht und wird separat gespeichert. Ideal ist ein Hashwert, der Bericht und geprüfte Datei eindeutig verbindet. Zugriffsrechte folgen der Vertraulichkeit des Urkundeninhalts; Ehe-, Erb-, Immobilien- und Unternehmensdokumente enthalten besonders schützenswerte Vermögens- und Personendaten.
Aufbewahrung richtet sich nach gesetzlichen und organisatorischen Pflichten. Eine QES-Datei wird nicht durch Ausdruck archiviert, weil damit die maschinelle Prüfbarkeit verloren geht. Backups erhalten Originalbits und Metadaten. Periodische Integritätskontrollen und Formatmigration erfolgen kontrolliert. Beim künftigen DNG-Register bleibt die eigene Akte wichtig, auch wenn das zentrale Original dauerhaft bewahrt wird.
Was die DNG-Validation zusätzlich bringen soll
Nach Art. 13 DNG kann jeder Besitzer eines elektronischen Exemplars einen Datenabgleich mit dem registrierten Original vornehmen lassen. Damit wird nicht nur die Signaturkette der Datei, sondern auch ihre exakte Übereinstimmung mit dem zentralen Referenzdokument überprüfbar. Zudem muss das Register Widerruf und dessen Feststellung ermöglichen.
Diese Zukunftsfunktion ist 2026 noch nicht verfügbar. Wer heute eine Datei prüft, darf keine Registerbestätigung vortäuschen. Nach 2029 wird zu unterscheiden sein zwischen historischer EÖBV-Ausfertigung ohne DNG-Original im Register und neuem Exemplar eines registrierten Originals. Benutzeroberfläche, Prüfbericht und Schnittstelle werden erst mit der Umsetzung verbindlich.
Statusmatrix: Was heute digital möglich ist – und was erst geplant ist
- Heute geltendes Recht: Elektronische Ausfertigungen und beglaubigte elektronische Kopien können nach der EÖBV erstellt und über die vorgesehenen Systeme geprüft werden. Das konkrete Grundgeschäft und das kantonale Verfahren bleiben massgebend.
- Elektronisches Original: Datei, qualifizierte elektronische Signatur, Zulassungsbestätigung, Zeitstempel und Registerbezug erfüllen unterschiedliche Funktionen. Ein Scan einer Papierurkunde ist kein elektronisches Original.
- Prüfung: Signatur und Zulassung mit dem vorgesehenen Validator kontrollieren, Ergebnis und Zeitpunkt sichern und die ganze Vertrauenskette erhalten. Eine technisch gültige Signatur beweist nicht automatisch die materielle Wirksamkeit des Geschäfts.
- Medienwechsel: Vorab festlegen, ob Empfänger, Handelsregister, Grundbuchamt oder ausländische Stelle Papier oder elektronische Form akzeptieren und welcher beglaubigte Medienwechsel nötig ist.
- DNG-Zielbild: Das Bundesgesetz über die Digitalisierung im Notariat soll elektronische öffentliche Urkunden und ein zentrales Urkundenregister schweizweit verankern; die Umsetzung wird nach heutigem Projektstand voraussichtlich 2029 erwartet.
- Keine automatische Fernbeurkundung: Elektronische Urkunde, digitale Signatur und Online-Termin sind getrennte Fragen. Das DNG beseitigt kantonale Verfahrens- und Anwesenheitsanforderungen nicht pauschal und macht eine Videokonferenz nicht automatisch zulässig.
Jeder Beitrag kennzeichnet deshalb ausdrücklich, ob er geltendes Recht, eine bestehende technische Möglichkeit oder das geplante DNG-System beschreibt. Vor einem realen Geschäft sind Inkraftsetzungsstand, kantonales Verfahrensrecht und Annahme durch die Zielstelle erneut zu bestätigen.
Ungültige Datei nicht selbst reparieren
Lass das ausstellende Notariat eine fehlerhafte oder veränderte Datei prüfen und nötigenfalls eine neue formgerechte Ausfertigung erstellen.
Urkundendatei fachlich klären →Häufige Fragen
Wo prüfe ich eine elektronische Urkunde?
Beim offiziellen Validator der Bundesverwaltung unter validator.admin.ch. Verwende die unveränderte Originaldatei und kontrolliere die Domain.
Reicht die Anzeige meines PDF-Readers?
Nein. Das BJ weist darauf hin, dass diese grobe Bewertung keine entsprechende rechtliche Bedeutung hat. Massgeblich ist die Prüfung mit dem Validator der Bundesverwaltung.
Was bedeutet eine erfolgreiche Validation?
Signatur, Zeitstempel, Zulassungsbestätigung, Siegel und Integrität erfüllen die geprüften technischen Anforderungen. Die materielle Richtigkeit des Inhalts wird nicht bestätigt.
Darf ich die Datei vor der Prüfung komprimieren?
Nein. Komprimieren, Zusammenführen oder «Drucken als PDF» kann die signierten Daten verändern. Fordere bei Problemen eine neue Originaldatei an.
Soll ich den Prüfbericht aufbewahren?
Ja, separat zusammen mit Prüfzeitpunkt und eindeutigem Bezug zur Datei. Der Bericht ersetzt die Urkunde nicht.
Prüft der Validator schon das DNG-Register?
Nein. Das neue elektronische Urkundenregister ist am 14. Juli 2026 noch nicht in Betrieb. Der zusätzliche Referenzabgleich ist eine künftige DNG-Funktion.