Digitales Notariat in der Schweiz: Was heute gilt und was 2029 kommen soll

Die Schweiz besitzt bereits ein funktionierendes System für elektronische Ausfertigungen und Beglaubigungen. Das Original der notariellen öffentlichen Urkunde entsteht heute aber weiterhin auf Papier. Das 2023 beschlossene Bundesgesetz über die Digitalisierung im Notariat soll dies ändern: Elektronische Originale und ein zentrales Bundesregister sind vorgesehen, nach aktuellem BJ-Fahrplan voraussichtlich ab 2029. Entscheidend ist die klare Trennung von geltendem EÖBV-System, beschlossenem DNG und noch ausstehender Umsetzung.

Status am 14. Juli 2026: gilt heute, beschlossen, geplant

Diese drei Ebenen dürfen nicht vermischt werden. Eine im Bundesblatt veröffentlichte Schlussabstimmung schafft noch keine anwendbare elektronische Originalurkunde; eine bestehende elektronische Ausfertigung nach EÖBV ist umgekehrt nicht bloss ein Zukunftskonzept. Für jedes konkrete Geschäft sind Urkundenart, zuständiger Kanton, technischer Übermittlungsweg und der Zeitpunkt der Verwendung getrennt festzuhalten.

Was heute bereits rechtssicher digital möglich ist

Eine kantonal ermächtigte und im UPReg freigeschaltete Urkundsperson kann nach EÖBV elektronische Ausfertigungen einer auf Papier errichteten öffentlichen Urkunde und elektronische Beglaubigungen erstellen. Dazu gehören je nach Fall elektronische beglaubigte Kopien von Papierdokumenten, die elektronische Beglaubigung einer eigenhändigen Unterschrift auf einem eingescannten Papierdokument oder einer elektronischen Signatur. Das Ergebnis ist eine prüfbare Originaldatei, nicht bloss ein Scan mit sichtbarem Stempel.

Die Urkundsperson versieht das Dokument mit ihrer qualifizierten elektronischen Signatur samt qualifiziertem Zeitstempel und fügt eine Zulassungsbestätigung aus dem UPReg bei. EÖBV-EJPD konkretisiert Formate, Signiervorgang und technische Validierung. Welche Urkundspersonen den Dienst anbieten und welche Register den konkreten elektronischen Beleg akzeptieren, hängt von kantonaler Einführung, Geschäft und Übermittlungsweg ab. Der bestehende Leitfaden Elektronische Beglaubigung Schweiz erklärt diese heutige Praxis.

Die entscheidende Neuerung: elektronisches Original statt Papieroriginal

Das DNG definiert das elektronische Original als das im Beurkundungsvorgang entstandene elektronische Dokument. Nach Art. 7 soll die Urkundsperson den Vorgang durch qualifizierte elektronische Signatur mit qualifiziertem Zeitstempel und den elektronischen Befugnisnachweis abschliessen. Sind diese Voraussetzungen erfüllt, erhält das Dokument die Eigenschaft einer öffentlichen Urkunde. Damit wäre nicht mehr ein Papieroriginal Ausgangspunkt einer späteren digitalen Ausfertigung.

Die Beteiligten müssen den Urkundeninhalt nach dem vorgesehenen Verfahren genehmigen. Wird dafür ihre eigenhändige Unterschrift grafisch erfasst, verlangt Art. 6 DNG ein Eingabegerät, das die nötigen biometrischen Merkmale aufzeichnet. Welche weiteren Formen zulässig werden, soll der Bundesrat bestimmen. Eine gewöhnliche Unterschrift auf einem Tablet oder das Einfügen eines Signaturbilds erfüllt daher nicht vorweg jede künftige Anforderung.

Das zentrale elektronische Urkundenregister als Referenz

Nach Abschluss muss die Urkundsperson das elektronische Original unmittelbar im elektronischen Urkundenregister erfassen. Das Bundesamt für Justiz soll Register, Sicherheit, Weiterentwicklung und dauerhafte Aufbewahrung verantworten. Das registrierte Original dient danach als Referenz für den Abgleich mit elektronischen Exemplaren. Integrität, Vertraulichkeit, dauerhafte Lesbarkeit, Widerruf und Verfügbarkeit sind gesetzliche Systemanforderungen.

Das Register wird kein öffentliches Suchportal für Urkundeninhalte. Zugriff auf Originale erhalten nach Massgabe des kantonalen Rechts nur definierte Stellen, insbesondere die errichtende Urkundsperson und Hilfspersonen, Nachfolgelösungen über die Aufsicht sowie Gerichte und Behörden aufgrund rechtskräftiger Entscheide. Wer ein elektronisches Exemplar besitzt, soll dessen Übereinstimmung technisch abgleichen können, ohne dadurch allgemeinen Einblick in fremde Urkunden zu erhalten.

DNG bedeutet nicht automatisch Fernbeurkundung per Video

Das DNG regelt Form, technische Fertigstellung, Register und digitale Dokumentprozesse. Es schafft keine allgemeine bundesrechtliche Erlaubnis, jeden notariellen Erklärungsakt aus der Ferne per Videokonferenz durchzuführen. Art. 2 Abs. 4 hält fest, dass kantonales Recht anwendbar bleibt, soweit das Bundesrecht nichts regelt. Identitäts-, Willens-, Verständnis- und Präsenzanforderungen des anwendbaren Beurkundungsrechts müssen weiterhin erfüllt sein.

Digitale Beratung, Entwurfsaustausch, Terminvorbereitung und bestimmte Registereingaben funktionieren schon heute online. Ob die eigentliche Beurkundung persönliche Anwesenheit, Vertretung oder ein bestimmtes Verfahren verlangt, ist eine andere Frage. Der bestehende Beitrag Online-Notar Schweiz ordnet die heute verfügbaren Dienstleistungen ein; der neue Spezialbeitrag Online-Beurkundung per Videokonferenz erklärt die rechtliche Grenze des DNG.

Bund und Kantone behalten unterschiedliche Aufgaben

Der Bund regelt mit dem DNG die elektronische Urkundenform, zentrale Registerinfrastruktur, technische Grundanforderungen und digitale Schnittstellen. Die Kantone bestimmen weiterhin das notarielle Verfahren, die Zulassung und Aufsicht ihrer Urkundspersonen sowie Zuständigkeiten, soweit das Bundesrecht keine abschliessende Regel enthält. Unterschiedliche Notariatssysteme – Amts-, freies und gemischtes Notariat – werden nicht durch ein einheitliches Bundesnotariat ersetzt.

Art. 5 DNG ermächtigt Urkundspersonen bundesrechtlich zur elektronischen Form. Ein allgemeines Obligatorium enthält das Gesetz nicht. Ein Kanton darf die elektronische Erstellung aber grundsätzlich vorschreiben. Davon ausgenommen sind Verfügungen von Todes wegen: Diese dürfen nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Urkundsparteien als elektronisches Original errichtet werden. Die Ausnahme betrifft den präzisen gesetzlichen Tatbestand und nicht pauschal jedes Dokument mit Erbrechtsbezug.

Vom Entwurf bis zum Register: der künftige Prozess

1. Urkundsperson und Beteiligte erfüllen das anwendbare kantonale Beurkundungsverfahren.
2. Die Beteiligten genehmigen den Inhalt in einer zugelassenen Form.
3. Die Urkundsperson versieht Original und Beilagen mit QES, Zeitstempel und Befugnisnachweis.
4. Damit erhält das elektronische Original die Urkundenqualität.
5. Die Urkundsperson erfasst es unmittelbar im Bundesregister.
6. Erst danach erstellt sie elektronische Exemplare, elektronische oder papierene Ausfertigungen und beglaubigte Papierkopien.

Bei einer technischen Störung erlaubt Art. 12 DNG eine kontrollierte Ausnahme: Ist Zuwarten unzumutbar, muss vor dem Inverkehrbringen elektronischer Exemplare eine Papierausfertigung oder beglaubigte Papierkopie erstellt und sicher aufbewahrt werden. Nach Behebung wird die Registererfassung nachgeholt und die inhaltliche Übereinstimmung kontrolliert.

Was Unternehmen, Register und Privatpersonen vorbereiten können

Notariate können schon heute Dokumentenflüsse, QES, PDF/A, sichere Übermittlung, Rollen und Langzeitarchivierung professionalisieren. Grundbuch-, Handelsregister- und Zivilstandsbehörden werden künftig einheitlichere Schnittstellen und Formate verwenden; die Fachgruppen des BJ beziehen ihre Praxissicht ein. Softwareanbieter sollten aber keine endgültigen Registerschnittstellen versprechen, solange Ausführungsverordnung und technische Spezifikation nicht beschlossen sind.

Unternehmen und Privatpersonen brauchen derzeit keine DNG-Pflichtmigration. Sinnvoll ist eine Dokumentenklassifikation: Papieroriginal, elektronische Ausfertigung, elektronische Beglaubigung und gewöhnlicher Scan werden getrennt gespeichert. Elektronische Urkunden bleiben unverändert, werden validiert und nicht durch «Drucken als PDF» umgeschrieben. Bei langfristigen Projekten mit Ziel 2029 werden Verträge flexibel formuliert, ohne ein noch nicht geltendes Format als zwingende Closing-Voraussetzung zu setzen.

Entscheidungsmatrix bis zur Inkraftsetzung

Vor jeder Verwendung bestätigt das zuständige Notariat, welches Original entsteht, welche Ausfertigung benötigt wird und welchen Kanal das Zielregister akzeptiert.

Statusmatrix: Was heute digital möglich ist – und was erst geplant ist

1. Heute geltendes Recht: Elektronische Ausfertigungen und beglaubigte elektronische Kopien können nach der EÖBV erstellt und über die vorgesehenen Systeme geprüft werden. Das konkrete Grundgeschäft und das kantonale Verfahren bleiben massgebend.
2. Elektronisches Original: Datei, qualifizierte elektronische Signatur, Zulassungsbestätigung, Zeitstempel und Registerbezug erfüllen unterschiedliche Funktionen. Ein Scan einer Papierurkunde ist kein elektronisches Original.
3. Prüfung: Signatur und Zulassung mit dem vorgesehenen Validator kontrollieren, Ergebnis und Zeitpunkt sichern und die ganze Vertrauenskette erhalten. Eine technisch gültige Signatur beweist nicht automatisch die materielle Wirksamkeit des Geschäfts.
4. Medienwechsel: Vorab festlegen, ob Empfänger, Handelsregister, Grundbuchamt oder ausländische Stelle Papier oder elektronische Form akzeptieren und welcher beglaubigte Medienwechsel nötig ist.
5. DNG-Zielbild: Das Bundesgesetz über die Digitalisierung im Notariat soll elektronische öffentliche Urkunden und ein zentrales Urkundenregister schweizweit verankern; die Umsetzung wird nach heutigem Projektstand voraussichtlich 2029 erwartet.
6. Keine automatische Fernbeurkundung: Elektronische Urkunde, digitale Signatur und Online-Termin sind getrennte Fragen. Das DNG beseitigt kantonale Verfahrens- und Anwesenheitsanforderungen nicht pauschal und macht eine Videokonferenz nicht automatisch zulässig.

Jeder Beitrag kennzeichnet deshalb ausdrücklich, ob er geltendes Recht, eine bestehende technische Möglichkeit oder das geplante DNG-System beschreibt. Vor einem realen Geschäft sind Inkraftsetzungsstand, kantonales Verfahrensrecht und Annahme durch die Zielstelle erneut zu bestätigen.

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